Wo der Einsatz naheliegt
Die gleichförmige Textarbeit im Verwaltungsalltag trifft auf gut strukturierbare, klar umgrenzte Vorgänge. Besonders dankbar ist die Protokollführung, die erhebliche Kapazität bindet und sich sauber gliedern lässt. Auch Auskunfts- und Zuordnungsaufgaben eignen sich, weil sie klar abgegrenzt sind und keine Rechtsfolge auslösen.
- Bürgeranfragen zu Zuständigkeiten, Öffnungszeiten und Verfahren beantworten.
- Anträge auf Vollständigkeit prüfen und fehlende Unterlagen benennen.
- Eingehende Dokumente erfassen und zuordnen.
- Verwaltungstexte in verständliche Sprache übertragen.
- Sitzungsprotokolle aus Aufzeichnungen erstellen.
Die besonderen Anforderungen
Diese Anforderungen schließen den Einsatz nicht aus, verschieben ihn aber klar in Richtung Assistenz statt Automatisierung - und in Richtung lokal oder in Deutschland betriebener Modelle. Der EU AI Act stuft Teile der Verwaltungstätigkeit als Hochrisiko ein, etwa beim Zugang zu öffentlichen Leistungen oder in sensiblen Verfahren nach Anhang III.
- Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen - Verwaltungsakte müssen begründbar bleiben.
- Keine vollautomatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung ohne menschliche Prüfung.
- Erhöhte Anforderungen an Datenhaltung, häufig mit Vorgabe deutscher Rechenzentren.
- Der EU AI Act stuft Teile der Verwaltungstätigkeit als Hochrisiko ein.
Anwendungsfälle mit Aufwand, Nutzen und Einstufung
Die Übersicht ordnet typische Fälle nach Einstieg und rechtlicher Einstufung. Auskunfts- und Protokollfunktionen sind unkritisch; alles, was in Richtung Entscheidung über Bürgerinnen und Bürger geht, gehört in den Einzelfall geprüft. Grundlagen dazu unter EU AI Act.
| Anwendungsfall | Einrichtung | Zeitnutzen | Einstufung EU AI Act |
|---|---|---|---|
| Bürgerauskunft (Zuständigkeit, Öffnungszeiten) | 3–6 Wochen | 5–10 Min./Anfrage gespart | begrenztes Risiko (Transparenz) |
| Sitzungsprotokolle aus Aufzeichnung | wenige Wochen | 2–4 Std. je Sitzung | minimal bis begrenzt |
| Dokumente erfassen und zuordnen | 4–8 Wochen | kürzere Durchlaufzeit | minimal, sofern keine Rechtsfolge |
| Antragsprüfung auf Vollständigkeit | mehrere Wochen | Minuten statt manueller Durchsicht | Einzelfall prüfen (begrenzt bis hoch) |
Datenschutz und Nachvollziehbarkeit
Im öffentlichen Sektor reichen die üblichen Datenschutzanforderungen nicht aus - hinzu kommen Verwaltungsverfahrensrecht und die Begründungspflicht für Verwaltungsakte. Daraus folgt eine klare Linie: Verarbeitung in Deutschland oder der EU, nachvollziehbare Zwischenschritte und eine menschliche Entscheidung dort, wo Rechtsfolgen entstehen.
Automatisierte Einzelentscheidungen mit Rechtswirkung sind stark eingeschränkt. Der gangbare Weg ist Vorbereitung und Prüfung durch KI mit anschließender menschlicher Entscheidung. Wie Regeln und Nachweise dafür aussehen, steht unter DSGVO-konforme KI.
- Verarbeitung in deutschen oder EU-Rechenzentren, teils lokal betriebene Modelle.
- Protokollierung und Nachvollziehbarkeit der Zwischenschritte.
- Menschliche Entscheidung bei allem mit Rechtswirkung.
- Geschulte Mitarbeitende gemäß Artikel 4 EU AI Act.
Eine Bauanfrage im Bürgerbüro
Eine Bürgerin will wissen, welche Unterlagen sie für eine Bauvoranfrage einreichen muss und wer zuständig ist. Ohne Unterstützung bindet das eine Sachbearbeiterin für mehrere Minuten - und die Frage wiederholt sich täglich in Varianten.
Ein Auskunftsassistent beantwortet die Zuständigkeits- und Verfahrensfrage sofort und in verständlicher Sprache, rund um die Uhr. Reicht die Bürgerin später Unterlagen ein, prüft das System sie auf Vollständigkeit und benennt, was fehlt. Was der Assistent nicht tut: über die Voranfrage entscheiden. Diese Entscheidung bleibt beim zuständigen Menschen, mit begründetem und nachvollziehbarem Bescheid. Die Entlastung liegt in der wiederkehrenden Auskunft und der Vorprüfung, nicht in der Entscheidung selbst.
Häufige Fragen
Dürfen Kommunen KI überhaupt einsetzen?
Ja, unter Beachtung von Datenschutz, Verwaltungsverfahrensrecht und je nach Anwendung des EU AI Act. Für Auskunfts- und Unterstützungsfunktionen ist der Rahmen überschaubar.
Was ist mit Entscheidungen über Anträge?
Automatisierte Einzelentscheidungen mit Rechtswirkung sind stark eingeschränkt. Vorbereitung und Prüfung durch KI mit menschlicher Entscheidung sind der gangbare Weg.
Welche Systeme kommen in Frage?
Solche mit Verarbeitung in Deutschland oder der EU, teilweise auch lokal betriebene Modelle. Mehrere Länder und kommunale IT-Dienstleister bauen entsprechende Angebote auf.
Gilt die KI-Kompetenzpflicht auch für Behörden?
Ja. Artikel 4 EU AI Act verlangt seit dem 2. Februar 2025, dass Mitarbeitende, die KI einsetzen, über ausreichende Kompetenz verfügen. Das gilt für private wie öffentliche Betreiber. Mehr unter KI-Schulungspflicht.
Müssen wir Bürgerinnen und Bürger über den KI-Einsatz informieren?
Bei direkter Kommunikation gilt seit dem 2. August 2026 die Transparenzpflicht nach Artikel 50: Es muss erkennbar sein, dass ein KI-System antwortet. Bei Hochrisiko-Anwendungen kommen weitergehende Pflichten hinzu.
Wo müssen die Daten liegen?
In der Praxis wird für den öffentlichen Sektor Verarbeitung in deutschen oder EU-Rechenzentren verlangt, teils der Betrieb lokaler Modelle. Das ist auch der zentrale Filter bei der Systemauswahl.
Was kostet ein erster Anwendungsfall?
Eine Bestandsaufnahme liegt im niedrigen vierstelligen Bereich, der erste angebundene Anwendungsfall zwischen 5.000 und 20.000 Euro je nach Systemtiefe. Schulungen sind über das Qualifizierungschancengesetz bis zu 100 Prozent förderfähig, siehe KI-Kosten.