Der Wortlaut und was er bedeutet
Artikel 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, um „nach besten Kräften" sicherzustellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Zu berücksichtigen sind technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und der konkrete Einsatzkontext.
Es gibt keine vorgeschriebene Stundenzahl, kein Pflichtzertifikat und keine benannte Prüfstelle. Das klingt entspannt, ist es aber nur halb: Weil die Norm offen formuliert ist, liegt die Beweislast im Streitfall beim Unternehmen. Wer nichts dokumentiert hat, kann nicht belegen, dass er „nach besten Kräften" gehandelt hat. Die Einordnung ins Gesamtregelwerk steht unter EU AI Act.
Wer betroffen ist — und wer geschult werden muss
Betroffen ist jedes Unternehmen, das KI-Systeme im beruflichen Kontext einsetzt — unabhängig von Größe und Branche. Das schließt den Einsatz allgemeiner Werkzeuge wie ChatGPT, Copilot oder Gemini ausdrücklich ein. Die Pflicht trifft Anbieter und Betreiber; für Betreiber ist sie der zentrale Berührungspunkt mit der Verordnung.
Zu schulen sind alle Personen, die mit diesen Systemen arbeiten oder deren Ergebnisse verwenden. Die Tiefe darf sich am Einsatz orientieren: Wer KI zur Textkorrektur nutzt, braucht weniger als wer Bewerbungen vorsortiert.
- Betreiber (setzt KI ein) — muss die eigene Belegschaft schulen. Das ist der Regelfall im Mittelstand.
- Anbieter (entwickelt KI) — muss zusätzlich das eigene Entwicklungs- und Vertriebspersonal qualifizieren.
- Erfasst sind auch Zeitarbeitskräfte und Dienstleister, die im Auftrag mit den Systemen arbeiten.
- Nicht erfasst ist rein privater Einsatz ohne beruflichen Bezug.
Seit wann die Pflicht gilt
Die KI-Kompetenzpflicht gehört zur ersten scharfgeschalteten Stufe der Verordnung. Sie gilt bereits — anders als der Großteil der Hochrisiko-Regeln.
| Datum | Was gilt | Relevanz Schulungspflicht |
|---|---|---|
| 01.08.2024 | Verordnung (EU) 2024/1689 in Kraft | Vorlauf |
| 02.02.2025 | KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 wirksam; verbotene Praktiken untersagt | Pflicht gilt seither |
| 02.08.2025 | Governance-Struktur und Sanktionsregime aktiv | Durchsetzungsrahmen entsteht |
| 02.08.2026 | Hochrisiko-Pflichten (Anhang III), Transparenz-/Kennzeichnung (Art. 50) | Höhere Kompetenzanforderungen in sensiblen Bereichen |
Welche Inhalte eine Schulung abdecken sollte
Die Verordnung nennt keine Pflichtinhalte. Aus dem Zweck der Norm — sichere, informierte Nutzung — lässt sich aber ein tragfähiger Mindestkanon ableiten.
- Grundlagen: Wie generative KI funktioniert, was sie kann und wo ihre Grenzen liegen.
- Risiken: Halluzinationen, Verzerrungen, Fehlerquellen und wie man Ergebnisse prüft.
- Datenschutz: Welche Daten in welche Systeme dürfen — Verbindung zur DSGVO-konformen KI.
- Kennzeichnung: Wann KI-Einsatz und KI-Inhalte offengelegt werden müssen (Art. 50).
- Interne Regeln: Die eigene KI-Richtlinie und konkrete Do's and Don'ts im Arbeitsalltag.
- Anwendungsbezug: Die tatsächlich im Haus genutzten Werkzeuge, nicht abstrakte Beispiele.
Kompetenzstufen nach Einsatzkontext
Artikel 4 erlaubt ausdrücklich, die Tiefe am Einsatz auszurichten. Ein gestuftes Modell erfüllt die Pflicht und hält den Aufwand vertretbar. Die Stundenwerte sind Praxisrichtwerte, keine gesetzliche Vorgabe.
| Nutzergruppe | Beispiele | Empfohlener Umfang |
|---|---|---|
| Standardanwender | Textentwürfe, Recherche, Übersetzung mit ChatGPT oder Copilot | 2–4 Stunden Grundschulung |
| Anwender in sensiblen Prozessen | Bewerbervorauswahl, Kundenkommunikation, Datenauswertung | 4–8 Stunden, inkl. rechtlicher Grenzen |
| KI-Verantwortliche und Multiplikatoren | Tool-Auswahl, interne Richtlinie, Aufsicht über den Einsatz | 1–2 Tage, mit laufender Aktualisierung |
Was der Nachweis enthalten sollte
Weil die Beweislast beim Unternehmen liegt, ist die Dokumentation der eigentliche Kern der Pflicht. Aus der Praxis hat sich ein Minimum herausgebildet, das im Zweifel trägt.
- Inhaltsübersicht der Schulung mit Datum
- Teilnehmerliste mit Unterschrift oder digitaler Bestätigung
- Interne KI-Richtlinie, auf die die Schulung Bezug nimmt
- Wiederholungsintervall und Regelung für neue Mitarbeiter
Bußgelder und indirekte Haftung
Artikel 4 ist nicht unmittelbar bußgeldbewehrt — für die fehlende Schulung allein droht kein eigenes Bußgeld nach der Verordnung. Relevanz entsteht indirekt: bei Datenschutzverstößen, arbeitsrechtlichen Streitigkeiten oder als Indiz für ein Organisationsverschulden. Zur Einordnung der Sanktionshöhen bei den bußgeldbewehrten Pflichten der Verordnung:
| Verstoß | Bußgeld-Obergrenze | Anteil weltweiter Jahresumsatz |
|---|---|---|
| Verbotene KI-Praktiken (Art. 5) | bis 35 Mio. € | bis 7 % |
| Verstoß gegen sonstige Pflichten (Hochrisiko, Transparenz) | bis 15 Mio. € | bis 3 % |
| Falsche oder irreführende Angaben gegenüber Behörden | bis 7,5 Mio. € | bis 1 % |
Kosten und Förderung über das Qualifizierungschancengesetz
Die Schulung ist die günstigste Pflicht der ganzen Verordnung — und in vielen Fällen förderfähig. Über das Qualifizierungschancengesetz können Lehrgangskosten bezuschusst werden, teils bis zu 100 Prozent, unter Umständen ergänzt durch einen Zuschuss zum Arbeitsentgelt für die Ausfallzeit.
| Posten | Orientierung |
|---|---|
| Grundschulung der Belegschaft (Inhouse) | niedriger vierstelliger Bereich je nach Teilnehmerzahl |
| Förderung über Qualifizierungschancengesetz | Lehrgangskosten bis zu 100 % förderfähig, teils Zuschuss zum Arbeitsentgelt |
Umsetzung in fünf Schritten
Wer noch nichts hat, schließt die Lücke in wenigen Wochen. Die Reihenfolge sorgt dafür, dass am Ende ein belastbarer Nachweis steht.
- KI-Einsatz erfassen: Welche Systeme, welche Personen, welche Prozesse?
- Gruppen bilden: Standardanwender, sensible Prozesse, Verantwortliche.
- Interne KI-Richtlinie verabschieden — siehe KI-Governance.
- Schulung durchführen mit Bezug zu den tatsächlich genutzten Werkzeugen.
- Nachweis ablegen und Wiederholung sowie Onboarding neuer Mitarbeiter regeln.
Quelle und Einordnung
Häufige Fragen
Ist die Schulung wirklich Pflicht?
Ja, seit dem 02.02.2025. Die Pflicht nach Artikel 4 trifft alle Betreiber von KI-Systemen, nicht nur Entwickler.
Wen genau müssen wir schulen?
Alle Personen, die KI-Systeme im beruflichen Kontext bedienen oder deren Ergebnisse verwenden — einschließlich Zeitarbeitskräften und beauftragten Dienstleistern. Die Tiefe darf sich am Einsatz orientieren: Standardanwender brauchen weniger als Personen in sensiblen Prozessen wie der Bewerbervorauswahl.
Gilt die Pflicht auch, wenn wir nur ChatGPT nutzen?
Ja. Der Einsatz allgemeiner Werkzeuge wie ChatGPT, Copilot oder Gemini ist ausdrücklich erfasst. Sie sind dann Betreiber und müssen die KI-Kompetenz Ihres Personals sicherstellen und nachweisen können.
Wie lange muss eine Schulung dauern?
Die Verordnung nennt keine Dauer. In der Praxis haben sich zwei bis vier Stunden für Standardanwender etabliert, vier bis acht für Personen in sensiblen Bereichen und ein bis zwei Tage für KI-Verantwortliche.
Gibt es Bußgelder bei fehlender Schulung?
Artikel 4 ist nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Relevanz entsteht indirekt — bei Datenschutzverstößen, arbeitsrechtlichen Streitigkeiten oder als Indiz für Organisationsverschulden. Die hohen Bußgelder der Verordnung (bis 35 Mio. € / 7 %) betreffen andere Verstöße wie verbotene Praktiken.
Wird die Schulung gefördert?
Häufig ja. Über das Qualifizierungschancengesetz können Lehrgangskosten bezuschusst werden, teils bis zu 100 Prozent, teils ergänzt um einen Zuschuss zum Arbeitsentgelt. Die Förderung läuft über die Agentur für Arbeit und sollte vor Schulungsbeginn beantragt werden.
Reicht ein Online-Kurs?
Formal ja. Inhaltlich hängt es davon ab, ob der Kurs den eigenen Einsatzkontext abdeckt. Ein generisches Video ohne Bezug zu Ihren Werkzeugen und Regeln erfüllt den Zweck nur auf dem Papier.
Müssen wir das jährlich wiederholen?
Vorgeschrieben ist es nicht. Angesichts der Entwicklungsgeschwindigkeit ist ein jährlicher Turnus plus Onboarding für neue Mitarbeiter aber das, was sich als Standard herausbildet.
Was passiert bei einer Kontrolle?
Entscheidend ist, dass Sie belegen können, „nach besten Kräften" gehandelt zu haben. Gefragt sind Inhaltsübersicht mit Datum, Teilnehmerliste mit Bestätigung, die zugrunde liegende KI-Richtlinie und eine Regelung zu Wiederholung und Onboarding. Ohne Dokumentation lässt sich die Pflichterfüllung nicht nachweisen.