Readiness: was vorher geklärt sein muss
Bevor überhaupt über Werkzeuge gesprochen wird, entscheiden vier Faktoren darüber, ob ein KI-Projekt tragfähig ist.
- Daten: Liegen die nötigen Informationen digital und auffindbar vor — oder in Köpfen und Papierordnern?
- Prozess: Ist der Ablauf beschrieben und einigermaßen stabil? Ein chaotischer Prozess wird durch Automatisierung nur schneller chaotisch.
- Systeme: Haben die beteiligten Programme Schnittstellen? Das ist der häufigste Aufwandstreiber.
- Menschen: Gibt es jemanden im Haus, der das Thema nach dem Projekt weiterträgt?
Von der Potenzialanalyse zur Roadmap
Die Bestandsaufnahme liefert typischerweise 15 bis 30 Ideen. Der eigentliche Wert liegt in der Priorisierung — die meisten davon lohnen sich nicht.
Wir bewerten jede Idee nach drei Achsen: erwartete Zeitersparnis, Umsetzungsaufwand und Risiko. Was oben rechts landet, kommt in die Roadmap. Alles andere wird dokumentiert und später erneut geprüft, wenn sich Daten oder Technik geändert haben.
Der Pilot
Ein Pilot hat drei Eigenschaften: Er läuft produktiv, er ist messbar, und er lässt sich abschalten, ohne dass etwas kaputtgeht.
Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Viele Pilotprojekte laufen in einer Testumgebung mit Testdaten und beweisen deshalb nichts. Erst der Einsatz mit echten Vorgängen zeigt, wo Ausnahmen lauern.
Die Phasen der Einführung
Die Einführung folgt einer festen Reihenfolge. Jede Phase hat ein definiertes Ergebnis und eine Dauer, an der Sie den Fortschritt ablesen können — kein Programm über Monate ohne sichtbaren Zwischenstand.
| Phase | Inhalt | Dauer | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Readiness-Check | Daten, Prozess, Systeme und Menschen prüfen | 3–5 Tage | Ampel je Kriterium |
| Potenzialanalyse | Ideen sammeln und bewerten | 1–2 Wochen | 15–30 Ideen, priorisiert |
| Roadmap | Auswahl nach Wirkung, Aufwand und Risiko | 1 Woche | Zwei bis drei Vorhaben |
| Pilot | Erstes Vorhaben produktiv | 4–6 Wochen | Laufendes System mit Zahlen |
| Rollout & Schulung | Ausweiten und Team befähigen | laufend | Betrieb im Haus |
Leistungspakete und Preise
Die Einführung lässt sich stufenweise beauftragen. So bleibt die erste Investition klein, und Sie entscheiden nach jedem Ergebnis über die nächste Stufe. Der Schulungsanteil ist über das Qualifizierungschancengesetz bis zu 100 Prozent förderfähig; die Gesamtkosten stehen unter Was kostet KI.
| Leistung | Preisrahmen | Förderung |
|---|---|---|
| Readiness-Check | niedriger vierstelliger Bereich | — |
| Potenzialanalyse & Roadmap | niedriger vierstelliger Bereich | teils Digitalisierungsförderung |
| Pilotprojekt | 5.000–20.000 € | je nach Land und Vorhaben |
| Mitarbeiterschulung | über Qualifizierungschancengesetz | bis zu 100 % förderfähig |
Einführung mit Umsetzung statt reiner Beratung
Der übliche Weg beginnt entweder mit einem gekauften Werkzeug oder mit einem Strategiepapier — und beides führt selten zu einem laufenden System. Ein Werkzeug ohne Prozess bleibt ungenutzt; eine Strategie ohne Umsetzung bleibt Papier. Die Einführung, wie wir sie verstehen, schließt beide Lücken: Sie beginnt mit einer Bestandsaufnahme und endet mit einem Prozess, der messbar schneller läuft.
Der Unterschied zur klassischen Beratung ist die Reihenfolge. Wir schreiben nicht erst die vollständige KI-Strategie und setzen dann um, sondern setzen zwei bis drei Vorhaben um und leiten die Leitplanken daraus ab. Das ist schneller, billiger und liefert Entscheidungen auf Basis von Zahlen statt Vermutungen. Wie das Gesamtangebot aussieht, steht unter KI-Beratung.
Wann sich die Einführung rechnet
Ob sich ein Vorhaben lohnt, entscheidet die Kombination aus Häufigkeit und Zeitersparnis. Ein Beispiel: Fällt ein Vorgang rund 400-mal im Monat an und spart die Automatisierung drei bis fünf Minuten je Fall, ergeben sich 20 bis 33 Stunden pro Monat. Bei einer Pilotinvestition von 5.000 bis 20.000 Euro amortisiert sich das je nach Stundenlast innerhalb weniger Monate. Genau diese Rechnung stellen wir vor dem Start auf und erheben dafür die tatsächlichen Bearbeitungszeiten — kundenindividuelle Werte markieren wir, statt sie zu behaupten.
Kompetenzpflicht: was der EU AI Act ab dem Start verlangt
Die Einführung von KI ist nicht nur eine technische, sondern auch eine regulatorische Entscheidung. Seit dem 2. Februar 2025 gilt die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4: Wer KI im Betrieb einsetzt, muss sicherstellen, dass die damit befassten Mitarbeiter über ausreichendes Grundwissen verfügen. Diese Pflicht greift ab dem ersten produktiven Einsatz — nicht erst, wenn ein größeres System steht.
Für Betreiber, und das sind die meisten Unternehmen, bleiben die Pflichten überschaubar, sofern die eingesetzten Systeme nicht in die Hochrisiko-Klasse fallen. Ab dem 2. August 2026 kommen zusätzlich Transparenzpflichten nach Artikel 50 hinzu, etwa die Kennzeichnung von KI-generierten Inhalten und Chatbots. Wir berücksichtigen diese Einordnung von der Roadmap an.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Potenzialanalyse?
Ein bis zwei Wochen, abhängig von der Zahl der Gesprächspartner. Der Aufwand auf Ihrer Seite liegt bei etwa vier bis sechs Stunden verteilt auf mehrere Personen.
Womit fangen wir konkret an?
Mit dem Readiness-Check und der Potenzialanalyse. Erst danach steht fest, welcher Anwendungsfall sich als Pilot eignet. Anzufangen mit einem gekauften Werkzeug ist der häufigste Fehler — es fehlt dann der Prozess, in den es gehört.
Was, wenn unsere Daten schlecht sind?
Dann sagen wir das. In einem Teil der Fälle ist der erste sinnvolle Schritt kein KI-Projekt, sondern Aufräumen. Das ist unangenehm zu hören, aber billiger als ein Projekt, das an der Datenlage scheitert.
Brauchen wir eine KI-Strategie?
Ein Strategiepapier hilft wenig, solange kein Prozess läuft. Sinnvoller ist die umgekehrte Reihenfolge: zwei bis drei Vorhaben umsetzen, daraus lernen, dann die Leitplanken festschreiben.
Wie viel Zeit kostet uns die Einführung intern?
In der Analysephase vier bis sechs Stunden verteilt auf mehrere Personen. Während des Pilots kommt die verantwortliche Ansprechperson auf einige Stunden pro Woche. Wir halten den internen Aufwand niedrig, weil er sonst der erste Grund zum Abbruch wird.
Was, wenn der Pilot scheitert?
Dann wird er abgeschaltet — er ist von Anfang an so aufgesetzt, dass das ohne Schaden möglich ist. Ein gescheiterter Pilot liefert außerdem eine belastbare Erkenntnis für wenig Geld, statt eine teure Fehlentscheidung im Großen.
Müssen wir Mitarbeiter für den EU AI Act schulen?
Ja. Die Kompetenzpflicht nach Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025 und verlangt ausreichendes KI-Grundwissen bei den befassten Mitarbeitern. Die Grundschulung gehört deshalb zu jeder Einführung. Mehr unter KI-Schulungspflicht und EU AI Act.
Können wir die eingeführten Systeme selbst betreiben?
Das ist das Ziel. Zum Projektabschluss gehört eine Einweisung, damit Ihr Team die Systeme selbst betreiben und anpassen kann. Wenn im Haus niemand die Zeit hat, übernehmen wir den Betrieb — aber als abgesprochene Entscheidung, nicht als Überraschung in der Rechnung.