Die Angebotsphase
Wer Sondermaschinen anbietet, kalkuliert jedes Angebot fast von Grund auf neu — oft über Tage, und ein erheblicher Teil dieser Arbeit führt nie zu einem Auftrag. Kein anderer Prozess im Maschinenbau bindet so viel qualifizierte Zeit bei so unsicherem Ausgang. Der größte Hebel ist dabei der Zugriff auf Altprojekte: In den meisten Unternehmen liegen Erfahrungswerte vor, sind aber praktisch nicht auffindbar. Ein Assistent, der diese Projekte erschließt, verkürzt die Kalkulation erheblich.
- Ausschreibungsunterlagen auswerten und Anforderungen extrahieren.
- Ähnliche Projekte aus der Vergangenheit finden und als Kalkulationsbasis nutzen.
- Angebotstexte aus technischen Bausteinen erzeugen.
- Vollständigkeit gegen Lastenhefte prüfen.
Technische Dokumentation und Service
Die Dokumentation ist der Bereich, in dem Aufwand und Nutzen am günstigsten stehen — sie ist textlastig, wiederkehrend und wird ungern gemacht. Der Service schließt direkt an: Wer Betriebsanleitungen und Ersatzteilkataloge maschinell erschließt, kann Anfragen schneller und konsistenter beantworten.
- Betriebsanleitungen aus Konstruktionsdaten und Vorgängerversionen erzeugen.
- Übersetzungen in Exportsprachen mit konsistenter Terminologie.
- Serviceanfragen gegen Dokumentation und Ersatzteilkataloge beantworten.
- Wartungsberichte aus Servicenotizen strukturieren.
Anwendungsfälle nach Aufwand und Nutzen
Die Übersicht ordnet typische Vorhaben im Maschinenbau nach Ersteinführungskosten und Zeit bis zum Effekt. Die Spannen entsprechen unseren üblichen Projektgrößen. Kundenindividuelle Effektwerte — etwa gesparte Stunden pro Angebot — sind qualitativ gehalten und im Einzelfall zu bestätigen. Zum Kostenrahmen siehe KI-Kosten.
| Anwendungsfall | Aufwand Ersteinführung | Zeit bis Nutzen | Typischer Effekt |
|---|---|---|---|
| Angebotsassistent auf Altprojekten | 10.000–20.000 € | 4–8 Wochen | eingesparte Ingenieurstunden pro Angebot |
| Ausschreibungen auswerten | 6.000–12.000 € | 3–6 Wochen | Anforderungen strukturiert in Minuten |
| Betriebsanleitungen erzeugen | 5.000–12.000 € | 2–6 Wochen | Erstentwurf statt leerem Blatt |
| Exportübersetzungen mit Terminologie | 5.000–10.000 € | 2–4 Wochen | Konsistente Fachbegriffe über Sprachen |
| Service-Assistent (Doku und Ersatzteile) | 8.000–18.000 € | 4–8 Wochen | merklich schnellere Antwortzeit |
Ein realistisches Szenario
Ein Sondermaschinenbauer mit rund 60 Beschäftigten bearbeitet pro Jahr eine dreistellige Zahl an Anfragen, von denen nur ein kleiner Teil zum Auftrag wird. Jede Kalkulation beginnt bei null, obwohl vergleichbare Maschinen längst gebaut wurden. Im ersten Schritt wird ein Assistent auf die Altprojekt-Dokumente aufgesetzt: Er findet zu einer neuen Ausschreibung die drei ähnlichsten Referenzen und liefert die zugehörigen Stücklisten und Kalkulationsgrundlagen. Der Ingenieur startet nicht mehr bei null, sondern prüft und passt an. Umgesetzt in rund sechs Wochen. In Phase zwei kommt die Betriebsanleitungs-Erstellung dazu, die denselben Dokumentenbestand nutzt.
Vertraulichkeit, Datenschutz und Rechtsrahmen
Konstruktions- und Kalkulationsdaten gehören zum Wertvollsten im Unternehmen. Für sie ist ein lokal oder in der EU betriebenes Modell meist der richtige Weg — die Daten verlassen dann Ihre kontrollierte Umgebung nicht. Näheres unter DSGVO-konforme KI. Enthalten Service- und Angebotsdaten Personenbezug (Ansprechpartner, Bearbeiter), ist zusätzlich die DSGVO einschlägig.
Regulatorisch sind die genannten Anwendungsfälle unkritisch: Angebotserstellung, Dokumentation und Service fallen in die Klasse mit minimalem Risiko. Als Maschinenbauer sind Sie hier Betreiber des KI-Systems. Beachten müssen Sie zwei Dinge. Erstens die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 des EU AI Act, die seit dem 2. Februar 2025 gilt — Ihre Mitarbeiter müssen im Umgang mit den Systemen geschult sein, siehe KI-Schulungspflicht. Zweitens die Transparenzpflicht nach Artikel 50: Ab dem 2. August 2026 müssen maschinell erzeugte Inhalte, die an Kunden gehen, unter Umständen als solche erkennbar sein.
Häufige Fragen
Was ist mit Vertraulichkeit bei Konstruktionsdaten?
Ein berechtigter Einwand. Für sensible technische Unterlagen ist ein lokal betriebenes Modell oft der richtige Weg — die Daten verlassen Ihr Haus dann nicht. Siehe DSGVO-konforme KI.
Können wir CAD-Daten auswerten lassen?
Direkt aus CAD-Modellen nur eingeschränkt. Gut funktioniert die Auswertung von Stücklisten, Spezifikationen und Textdokumenten rund um die Konstruktion — und genau dort liegt beim Angebotsprozess der Nutzen.
Lohnt sich das bei kleinen Stückzahlen?
Gerade dann. Bei Einzelfertigung ist der Anteil an Engineering- und Dokumentationsaufwand pro Auftrag besonders hoch — und damit auch der Zeitgewinn durch KI.
Was kostet ein Angebotsassistent?
Für die Ersteinführung sind je nach Datenlage und Systemanbindung 10.000 bis 20.000 Euro realistisch. Eine vorgeschaltete Potenzialanalyse liegt im niedrigen vierstelligen Bereich. Mehr unter KI-Kosten.
Wie sauber sind maschinelle Exportübersetzungen?
Mit hinterlegter Terminologie sehr konsistent — deutlich gleichmäßiger als bei wechselnden Übersetzern. Ein fachlicher Prüfschritt bleibt sinnvoll, vor allem bei sicherheitsrelevanten Passagen in Betriebsanleitungen.
Müssen wir maschinell erzeugte Texte kennzeichnen?
Für interne Dokumente nicht. Bei bestimmten kundengerichteten Inhalten gilt seit dem 2. August 2026 die Transparenzpflicht nach Artikel 50 des EU AI Act. Wir klären den konkreten Fall in der Beratung.
Wer haftet, wenn eine Betriebsanleitung einen Fehler enthält?
Die Verantwortung für den Inhalt bleibt bei Ihnen als Hersteller — unabhängig davon, ob ein Mensch oder ein Assistent den Entwurf geschrieben hat. Deshalb ist die redaktionelle Prüfung fester Bestandteil des Prozesses, nicht optional.
Wie fangen wir an?
Mit einer Bestandsaufnahme des Angebots- und Dokumentationsprozesses und der Frage, wie gut Ihre Altprojekte erschlossen sind. Daraus ergibt sich der erste Anwendungsfall. Nehmen Sie über Kontakt auf.