KI-Workshop: ein Tag, nach dem alle wissen, wofür sie es benutzen

Der Tag ist zu zwei Dritteln Arbeit an eigenen Aufgaben. Der Theorieteil bleibt kurz, weil er ohne eigene Anwendung ohnehin nicht haften bleibt.

Wir fragen vorab drei Dinge ab: welche Werkzeuge im Haus lizenziert sind, welche Aufgaben die Teilnehmer als zeitraubend empfinden, und ob es bereits Regeln zum KI-Einsatz gibt.

Aus den Antworten entsteht das Beispielmaterial. Ein Workshop mit generischen Übungen ist verlorene Zeit — die Teilnehmer erkennen sofort, ob die Beispiele aus ihrer Welt stammen.

Ein Workshop, aus dem die Teilnehmer nur mit einem guten Gefühl herausgehen, war ein netter Tag. Deshalb steht am Ende ein Dokument auf dem Tisch, das drei Dinge festhält: die gesammelten Anwendungsfälle mit einer Bewertung nach Häufigkeit und Aufwand, die Regeln, die sich das Team selbst gegeben hat, und eine Liste mit Namen und Terminen.

Die Bewertung folgt derselben Rechnung, die auch vor jedem Umsetzungsprojekt steht: Häufigkeit mal Bearbeitungsdauer mal Personalkosten, gegengerechnet mit dem doppelten Umsetzungsaufwand. Was diese Rechnung nicht besteht, wird gestrichen — auch wenn es die interessanteste Idee des Tages war. Erfahrungsgemäß bleiben von zwanzig gesammelten Ideen drei bis fünf übrig.

Ein Workshop ist ein Tagesformat mit fester Vorbereitung und festem Auswertungsdokument. Die folgenden Richtwerte gelten netto; der konkrete Preis hängt an Teilnehmerzahl und Vorbereitungsaufwand und steht im individuellen Angebot.

Wie sich das in ein Gesamtbudget für KI einordnet — von der Potenzialanalyse bis zum ersten Anwendungsfall — steht unter Was kostet KI.

Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4 der KI-Verordnung, dass Mitarbeiter, die KI nutzen, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Die meisten Unternehmen sind dabei Betreiber, nicht Anbieter. Ein Workshop deckt diese Pflicht ab, wenn das Pflichtmodul mitläuft und die Teilnahme dokumentiert wird.

Jeder Teilnehmer erhält eine Teilnahmebescheinigung mit Inhaltsübersicht und Datum, dazu die Teilnehmerliste. Das ist der Nachweis, den Artikel 4 im Streitfall verlangt. Die KI-Verordnung schreibt kein bestimmtes Siegel vor — IHK- oder TÜV-Zertifikate sind freiwillige Marktsiegel und für die Erfüllung der Pflicht nicht nötig. Wo ein solches Siegel für die Außenwirkung gewünscht ist, binden wir einen zertifizierenden Partner ein.

Ein einzelner Workshop-Tag liegt unter der 120-Stunden-Grenze des Qualifizierungschancengesetzes und ist über dieses Instrument allein nicht förderfähig. Als Teil einer größeren Qualifizierungsmaßnahme oder über Landesprogramme wie die Fachkursförderung Baden-Württemberg kann er dennoch bezuschusst werden. Was greift, klären wir im Erstgespräch — der Überblick steht unter KI-Schulung fördern lassen.

Ein Workshop ist der falsche Ort für zwei Dinge. Erstens für die Werkzeugentscheidung: Welche Lizenz gekauft wird, hängt an der Systemlandschaft und am Datenschutz, nicht am Eindruck eines Tages. Zweitens für Vorhaben, die mehrere Abteilungen betreffen — die brauchen eine eigene Runde mit den Betroffenen, sonst entsteht ein Plan, den die Nachbarabteilung am Montag zerlegt.

Und wenn im Betrieb noch keine einzige Lizenz existiert und niemand benannt ist, der das Thema trägt, ist der Workshop verfrüht. Dann steht zuerst die Frage an, wer zuständig ist — siehe KI-Beauftragter.