Anwendungsfälle nach Aufwand und Wirkung
Die Tabelle beruht auf Projekten im Mittelstand. Die Angaben sind Richtwerte — die tatsächliche Wirkung hängt an Ihren Volumina.
| Anwendungsfall | Aufwand | Typische Wirkung | Voraussetzung |
|---|---|---|---|
| Dokumente auslesen (Rechnungen, Lieferscheine) | gering | 70–90 % weniger Erfassungszeit | Digitale Eingänge |
| E-Mail vorsortieren und Entwürfe erstellen | gering | 2–4 Min. je Vorgang | Zugriff auf Postfach |
| Telefonassistent für Terminvergabe | mittel | Keine verlorenen Anrufe mehr | Anbindbare Telefonanlage |
| Interner Wissensassistent | mittel | Deutlich kürzere Suchzeiten | Gepflegte Dokumentenablage |
| Angebotserstellung aus Bausteinen | mittel | 50–70 % schneller | Strukturierte Preisdaten |
| Berichte automatisch erzeugen | gering | Mehrere Stunden je Monat | Systeme mit Schnittstelle |
Was die Auswahl entscheidet
Nicht die Technik, sondern die Datenlage. Ein interner Wissensassistent ist technisch einfach und scheitert trotzdem regelmäßig — weil die Dokumente veraltet, widersprüchlich oder unauffindbar sind.
Deshalb steht am Anfang jedes Projekts die Frage, ob die nötigen Informationen überhaupt in verwertbarer Form vorliegen. Fällt die Antwort negativ aus, ist das erste Projekt kein KI-Projekt.
Die vier Kategorien
Was im Markt als KI-Lösung verkauft wird, fällt in vier Kategorien mit sehr unterschiedlichem Aufwand und Nutzen.
| Kategorie | Beispiel | Aufwand |
|---|---|---|
| Assistent am Arbeitsplatz | Texte, Zusammenfassungen, Übersetzungen | Lizenz plus Schulung |
| Automatisierung | Belege erfassen, Anfragen vorsortieren | Wochen, mit Schnittstellen |
| Wissenszugriff | Auskunft aus eigenen Dokumenten | Monate, Datenaufbereitung dominiert |
| Fachlösung | Branchensoftware mit KI-Funktion | Auswahl statt Bau |
Wo Sie anfangen sollten
Die Reihenfolge ist nicht beliebig. Der Assistent am Arbeitsplatz ist der einzige Baustein, der ohne Projekt auskommt — Lizenz, ein halber Tag Schulung, fertig. Er erzeugt außerdem die Erfahrung im Haus, ohne die jede spätere Entscheidung auf Vermutungen beruht.
Automatisierung folgt, sobald ein Prozess benannt ist, der häufig genug anfällt. Wissenszugriff kommt zuletzt, weil dort siebzig Prozent des Aufwands in die Aufbereitung der Dokumente gehen — und dieser Aufwand lohnt sich erst, wenn klar ist, dass die Auskunft auch nachgefragt wird.
Was die Lösungen kosten
Die Preisspannen unterscheiden sich stark nach Kategorie. Der Assistent am Arbeitsplatz läuft über eine monatliche Lizenz je Nutzer; Automatisierungen und Assistenten sind einmalige Einführungsprojekte mit laufendem Betrieb. Die vollständige Kostenlogik steht unter Was kostet KI.
| Lösungstyp | Einführung | Laufende Kosten | Zeit bis produktiv |
|---|---|---|---|
| Assistent am Arbeitsplatz | Lizenz plus halber Tag Schulung | 20–60 € je Nutzer/Monat | wenige Tage |
| Automatisierung (Belege, E-Mail) | 5.000–15.000 € | Betrieb plus Modellkosten | 4–8 Wochen |
| Telefon- oder Wissensassistent | 8.000–20.000 € | je nach Volumen | 6–10 Wochen |
| Fachlösung (Standardsoftware) | Lizenz plus Einrichtung | Wartungsvertrag | Auswahlprojekt |
Wie sich die Lösungen rechnen
Ob sich eine Lösung trägt, hängt an Häufigkeit mal Zeitersparnis. Das folgende Rechenbeispiel zeigt die Logik an der Belegerfassung — dem Anwendungsfall mit dem klarsten Verhältnis von Aufwand und Wirkung. Die konkreten Mengen erheben wir vor dem Start; kundenindividuelle Werte sind markiert.
| Kennzahl | Rechenbeispiel Belegerfassung |
|---|---|
| Belege pro Monat | Ihr tatsächliches Volumen, im Erstgespräch erhoben |
| Erfassungszeit heute je Beleg | 4–6 Minuten |
| Erfassungszeit mit KI-Prüfung | 1–2 Minuten |
| Eingesparte Zeit pro Monat | 25–42 Stunden |
| Einführung | 5.000–15.000 € |
Von der Auswahl zum laufenden System
Eine Lösung auszuwählen ist der einfache Teil. Der Aufwand liegt in der Anbindung an Ihre bestehenden Systeme und im Umgang mit den Ausnahmen, die erst im echten Betrieb sichtbar werden. Deshalb setzen wir jede Lösung zuerst als abschaltbaren Pilot mit echten Vorgängen auf, messen das Ergebnis gegen den Zustand davor und bauen erst dann aus.
Vor dem Start werden Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten erhoben, danach dieselben Zahlen erneut. Ohne diese Messung lässt sich später nicht belegen, ob sich die Lösung gelohnt hat. Das vollständige Vorgehen steht unter KI einführen und Vorgehen.
Transparenzpflicht: KI kennzeichnen seit August 2026
Einige der genannten Lösungen berühren die Transparenzpflichten des EU AI Act. Ab dem 2. August 2026 gilt Artikel 50: Chatbots und Sprachassistenten müssen offenlegen, dass die Gegenseite mit einer Maschine spricht, und KI-generierte Inhalte müssen als solche erkennbar sein. Für einen KI-Telefonassistenten oder einen kundenseitigen Chatbot ist das keine Kür, sondern Pflicht.
Häufige Fragen
Womit sollten wir anfangen?
Mit dem Anwendungsfall aus der oberen Hälfte der Tabelle, der bei Ihnen am häufigsten vorkommt. Geringer Aufwand plus hohe Frequenz ergibt schnelle, belegbare Ergebnisse — und die braucht man für das zweite Projekt.
Welche Lösung bringt am schnellsten Ergebnisse?
Der Assistent am Arbeitsplatz — er ist in wenigen Tagen einsatzbereit und braucht kein Projekt. Unter den Automatisierungen liefert die Dokumentenerfassung am schnellsten belegbare Zahlen, sofern die Eingänge digital vorliegen.
Brauchen wir dafür eigene Modelle?
In den seltensten Fällen. Für fast alle genannten Anwendungen reichen verfügbare Modelle über Schnittstellen. Eigene Modelle lohnen sich erst bei sehr speziellen Daten oder extremen Datenschutzanforderungen.
Können wir mehrere Lösungen kombinieren?
Ja, aber nicht gleichzeitig. Sinnvoll ist eine Reihenfolge: erst der Assistent am Arbeitsplatz für Erfahrung im Haus, dann eine Automatisierung mit klarem Prozess, zuletzt der Wissenszugriff. Jede Stufe baut auf der vorigen auf.
Laufen unsere Daten dabei über externe Anbieter?
Kommt auf die Lösung an. Vieles lässt sich über Anbieter mit EU-Rechenzentren und Auftragsverarbeitungsvertrag umsetzen, manches auch ohne dauerhafte Speicherung der Inhalte. Welche Variante passt, klären wir pro Anwendungsfall — Grundlagen unter DSGVO-konforme KI.
Müssen wir einen KI-Telefonassistenten als KI kennzeichnen?
Ab dem 2. August 2026 ja. Artikel 50 des EU AI Act verlangt, dass Anrufer erkennen, dass sie mit einer Maschine sprechen. Wir setzen die Kennzeichnung von Beginn an mit um. Mehr unter KI-Kennzeichnungspflicht.
Wie messen wir den Erfolg?
Vor dem Start Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten erheben, danach dieselben Zahlen erneut. Das klingt banal, wird aber meist vergessen — und dann lässt sich später nicht mehr belegen, ob es sich gelohnt hat.
Was, wenn eine Lösung nicht funktioniert?
Weil jede Lösung zuerst als abschaltbarer Pilot läuft, ist ein Rückzug ohne Schaden möglich. Sie zahlen die Pilotinvestition, gewinnen eine belastbare Erkenntnis und vermeiden die viel teurere Fehlentscheidung im vollen Rollout.
Brauchen wir für den Betrieb eigenes Personal?
Für den laufenden Betrieb genügt eine Ansprechperson im Haus, die das System kennt — die Einweisung dazu gehört zum Projekt. Wo diese Kapazität fehlt, übernehmen wir Wartung und Anpassung, sagen den Umfang aber vorab.