Die vier Schritte
Das Vorgehen ist bewusst kurz gehalten. Große Beratungshäuser arbeiten mit Reifegradmodellen und mehrstufigen Programmen — das ist bei zehntausend Mitarbeitern sinnvoll und bei achtzig absurd.
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Erstgespräch
30 Minuten · kostenlosEin Telefonat oder eine Videokonferenz. Wir fragen, welche Aufgaben bei Ihnen am meisten Zeit kosten und welche Systeme im Einsatz sind — und sagen Ihnen, ob wir dort Potenzial sehen.
- Keine Präsentation, keine Verkaufsstrecke
- Grobe Einschätzung von Aufwand und Nutzen
- Ehrliche Absage, wenn sich nichts lohnt
Ergebnis: Sie wissen, ob ein Projekt Sinn ergibt.
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Bestandsaufnahme
1–2 WochenWir sprechen mit drei bis sechs Personen im Haus, sehen uns Prozesse, Daten und Systeme an und sammeln alles, was auffällt. Aus 15 bis 30 Ideen bleiben erfahrungsgemäß drei bis fünf übrig, die sich rechnen.
- Aufwand bei Ihnen: 4–6 Stunden, verteilt auf mehrere Personen
- Bewertung nach Wirkung, Aufwand und Risiko
- Prüfung der Datenlage — der häufigste Stolperstein
- Fördermöglichkeiten werden mitgeprüft
Ergebnis: Eine Potenzialliste mit Aufwandsschätzung und klarer Empfehlung.
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Pilot
4–6 WochenEin einziger Prozess, produktiv mit echten Vorgängen. Vorher erheben wir die Kennzahlen, nachher dieselben — damit später belegbar ist, ob es sich gelohnt hat.
- Produktiv, nicht in einer Testumgebung
- Abbruchkriterien vorher festgelegt
- Jederzeit abschaltbar ohne Folgeschäden
- Fehlerbenachrichtigung und Protokoll von Anfang an
Ergebnis: Ein laufendes System und Zahlen, mit denen Sie den nächsten Schritt begründen können.
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Ausbau und Übergabe
laufendWeitere Prozesse in kürzeren Zyklen, Schulung der Mitarbeiter und eine Dokumentation, mit der Sie selbst weiterarbeiten können.
- Einweisung statt Abhängigkeit
- Schulung nach EU AI Act inklusive dokumentiert
- Wartung optional — nur wenn im Haus niemand Zeit hat
Ergebnis: Sie betreiben die Systeme selbst. Wir bleiben erreichbar, aber nicht nötig.
Die Prinzipien dahinter
Sechs Regeln, nach denen wir entscheiden — sie erklären, warum wir manches nicht machen.
Erst rechnen, dann bauen
Häufigkeit mal Bearbeitungsdauer mal Personalkosten ergibt die jährliche Ersparnis. Liegt sie unter dem doppelten Umsetzungsaufwand, raten wir ab. Diese Rechnung filtert überraschend viel heraus.
Der einfache Fall zuerst
Nicht der Prozess, über den sich am meisten beschwert wird — der ist meist der komplexeste. Sondern der häufigste mit den wenigsten Ausnahmen.
Alles bleibt abschaltbar
Ein Pilot, der sich nicht zurücknehmen lässt, ist kein Pilot. Das ist keine Zögerlichkeit, sondern die Voraussetzung dafür, überhaupt zu starten.
Messen vor und nach
Ohne Vorher-Werte lässt sich später nicht belegen, dass sich etwas gelohnt hat. Damit fehlt die Begründung für den zweiten Schritt — daran sterben mehr Projekte als an Technik.
Menschen bleiben im Ablauf
Alles, was Geld bewegt oder nach außen geht, braucht eine Freigabe. Vollautomatik ohne Kontrolle ist bei rechtlich relevanten Vorgängen keine gute Idee.
Wir raten auch ab
Wenn die Datenlage zu dünn ist, ein Prozess erst aufgeräumt gehört oder ein Standardprodukt die Aufgabe besser löst. Kostet uns Umsatz, erspart Ihnen ein totes Projekt.
Was in der Bestandsaufnahme passiert
Der Schritt, der am häufigsten unterschätzt wird — und der über den Rest entscheidet. Wir sehen uns vier Dinge an:
- Daten. Liegen die nötigen Informationen digital und auffindbar vor — oder in Köpfen und Papierordnern?
- Prozesse. Ist der Ablauf beschrieben und einigermaßen stabil? Ein chaotischer Prozess wird durch Automatisierung nur schneller chaotisch.
- Systeme. Haben die beteiligten Programme Schnittstellen? Das ist der häufigste Aufwandstreiber.
- Menschen. Gibt es jemanden im Haus, der das Thema nach dem Projekt weiterträgt?
Fällt eine dieser Antworten negativ aus, sagen wir das — und in einem Teil der Fälle ist das erste sinnvolle Projekt dann kein KI-Projekt, sondern Aufräumen. Der Selbst-Check in zehn Fragen zeigt vorab, wo Sie stehen.
Typische Größenordnungen
Häufige Fragen zum Vorgehen
Wie lange dauert es bis zum ersten Ergebnis?
Ein produktiver Pilot steht üblicherweise nach vier bis sechs Wochen, gerechnet ab Abschluss der Bestandsaufnahme. Der größere Teil dieser Zeit geht in Systemanbindung und Test, nicht in die KI selbst.
Wie viel Aufwand entsteht bei uns im Haus?
Für die Bestandsaufnahme vier bis sechs Stunden, verteilt auf mehrere Personen. Während des Piloten kommt eine Ansprechperson dazu, die Fragen beantworten und Entscheidungen treffen kann — üblicherweise ein bis zwei Stunden pro Woche.
Brauchen wir eine IT-Abteilung?
Nein, das ist im Mittelstand der Normalfall. Nötig ist eine Person mit Prozesskenntnis und Entscheidungsbefugnis. Technisches Vorwissen hilft, ist aber keine Voraussetzung.
Was, wenn der Pilot scheitert?
Dann schalten wir ihn ab und dokumentieren, woran es lag. Sie haben für überschaubares Geld erfahren, was nicht funktioniert — deutlich billiger als ein Rollout, der scheitert. In der Praxis liegt die Ursache fast immer bei den Daten, nicht bei der Technik.
Können wir einzelne Schritte überspringen?
Das Erstgespräch nicht, die Bestandsaufnahme nur, wenn Sie den Prozess bereits dokumentiert und die Kennzahlen erhoben haben. Ohne diese Grundlage können wir keinen Festpreis nennen — und dann müssten wir nach Aufwand abrechnen, was für Sie schlechter ist.
Arbeiten Sie vor Ort oder remote?
Bestandsaufnahmen funktionieren per Videokonferenz gut, Umsetzung und Betrieb ohnehin. Für Workshops empfehlen wir Präsenz — dort ist der Unterschied deutlich spürbar. Reisekosten weisen wir vorher aus.