DATEV bietet KI-Funktionen wie die KI-Werkstatt innerhalb des eigenen Ökosystems an — für Steuerkanzleien der berufsrechtlich einfachste Weg, weil die Verarbeitung im bestehenden Vertragsverhältnis stattfindet. In Steuerkanzleien ist die Frage nach KI ohnehin selten technisch, sondern berufsrechtlich: Welche Daten dürfen überhaupt in ein externes System? Entlang dieser Grenze sortiert sich, was innerhalb der DATEV-Welt bleibt und was außerhalb sinnvoll ist.
Warum DATEV-Funktionen der naheliegende Einstieg sind
Für Kanzleien, die ohnehin mit DATEV arbeiten, ist der kurze Weg oft der richtige — weil er die berufsrechtliche Prüfung fast vollständig erspart.
Verarbeitung im bestehenden Vertrag
Die integrierten Funktionen sind berufsrechtlich am unproblematischsten. Die Verarbeitung findet im bestehenden Vertragsverhältnis statt, die Verschwiegenheitspflicht ist über die vorhandenen Vereinbarungen abgebildet. Kein neuer Dienstleister, keine neue Prüfung.
Weniger Prüfaufwand
Das ist ein erheblicher Vorteil gegenüber der Einführung eines zusätzlichen externen Dienstes — der Prüfaufwand entfällt weitgehend. Die DATEV KI-Werkstatt und vergleichbare Angebote innerhalb des Ökosystems sind für Kanzleien der berufsrechtlich einfachere Weg als externe Dienste.
Der Preis der Bequemlichkeit
Die Kehrseite: Das Funktionsangebot innerhalb der Kanzleisoftware ist enger als das freier Werkzeuge und entwickelt sich langsamer. Wer breitere Fähigkeiten braucht, kommt um zusätzliche Werkzeuge nicht herum — muss diese dann aber sauber abgrenzen.
Was jenseits davon sinnvoll ist
Nicht alles lässt sich innerhalb der Kanzleisoftware lösen. Für einen Teil der Aufgaben lohnt ein zweites Werkzeug — sofern die Datentrennung stimmt.
Mandantenkommunikation mit Platzhaltern
Entwürfe für wiederkehrende Auskünfte, Nachfragen zu fehlenden Unterlagen, Fristerinnerungen. Ohne Mandantendaten formulierbar, wenn mit Platzhaltern gearbeitet wird — der Name und die konkreten Zahlen werden erst im geschützten System eingesetzt. Ein Beispiel für einen sauberen Entwurf ohne Mandatsbezug:
Schreibe eine freundliche Erinnerung an einen Mandanten,
dass Unterlagen für die Steuererklärung fehlen.
Platzhalter: [ANREDE], [FEHLENDE_UNTERLAGEN], [FRIST].
Ton: sachlich, keine Mahnung.
Interne Wissensbasis
Kanzleianweisungen, Musterlösungen, Checklisten erschließen. Rein interne Dokumente ohne Mandatsbezug sind datenschutzrechtlich unkritisch und ein guter erster produktiver Einsatz. Hier lässt sich Nutzen zeigen, ohne die berufsrechtliche Grenze auch nur zu berühren.
Recherche-Einstieg
Ein erster Zugang zu einer Fachfrage — mit dem ausdrücklichen Vorbehalt, dass jede Aussage in der Primärquelle zu prüfen ist.
| Einsatz | Mandatsbezug | Berufsrechtlich | Geeignetes Werkzeug |
|---|---|---|---|
| DATEV-Funktionen | ja | im bestehenden Vertrag | DATEV-intern |
| Interne Wissensbasis | nein | unkritisch | Geschäftstarif möglich |
| Kommunikation m. Platzhaltern | nein (anonymisiert) | vertretbar | Geschäftstarif mit AVV |
| Mandantendaten im Klartext | ja | nur mit Rechtsgrundlage | DATEV oder lokales Modell |
Der Punkt, an dem Vorsicht geboten ist
Ein Risiko, das im steuerlichen Kontext besonders schwer wiegt — weil der Fehler plausibel aussieht.
Erfundene Fundstellen
Sprachmodelle erfinden Paragraphen und Urteile in überzeugender Formulierung. Im steuerlichen Kontext ist das besonders gefährlich, weil die Antworten fachlich plausibel klingen und der Fehler erst bei der Prüfung der Quelle auffällt. Ein erfundenes Aktenzeichen sieht aus wie ein echtes.
Die belastbare Regel
Als Einstieg in ein Thema brauchbar, als Quelle nicht. Jede Fundstelle wird geprüft — ohne Ausnahme.
Der berufsrechtliche Rahmen in Kurzform
Die Normen, die den Spielraum bestimmen — zwei berufsrechtliche und eine neue aus dem KI-Recht.
§ 203 StGB und § 62a StBerG
§ 203 StGB stellt die Weitergabe von Mandantengeheimnissen unter Strafe — auch an technische Dienstleister. § 62a StBerG regelt die Einbindung von Dienstleistern und verlangt vertragliche Verpflichtung und sorgfältige Auswahl. Ein öffentlicher KI-Dienst ohne entsprechende Grundlage erfüllt diese Anforderungen nicht.
Der EU AI Act als dritte Ebene
Hinzu kommt der EU AI Act: Seit dem 02.02.2025 gilt die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4, die auch Kanzleien betrifft, die KI einsetzen. Bei Verstößen gegen andere Teile der Verordnung drohen Bußgelder von bis zu 15 Mio. € oder 3 Prozent des Jahresumsatzes — die Kompetenzpflicht selbst ist aber mit einer dokumentierten Unterweisung erfüllbar.
Was das praktisch bedeutet
Ein öffentlicher KI-Dienst ohne entsprechende vertragliche Grundlage scheidet für Mandantendaten aus. Mit Geschäftstarif, Auftragsverarbeitung und EU-Verarbeitung wird der Rahmen enger, aber gangbar — die Anforderungen dazu stehen unter DSGVO-konforme KI. Für besonders sensible Mandate bleibt ein lokal betriebenes Modell die sauberste Lösung.
Was in die Kanzleirichtlinie gehört
Das Dokument, ohne das Schattennutzung entsteht — und mit ihr ein Haftungsrisiko, das niemand steuert.
Klare Trennung
Welche Werkzeuge sind freigegeben, welche Daten dürfen hinein, und welche Aufgaben bleiben ausdrücklich außen vor. Ohne dieses Dokument entsteht Schattennutzung — Mitarbeitende greifen zu privaten Konten, weil nichts anderes freigegeben ist.
Die Pflicht zur Quellenprüfung
Die Richtlinie hält zusätzlich fest, dass keine von KI genannte Fundstelle ungeprüft in ein Mandat einfließt. Das ist der Punkt, der im steuerlichen Kontext den größten Schaden verhindert.
Wer die Nutzung im Team verankern will, findet den Rahmen unter KI-Schulungspflicht; für den Zuschnitt auf die eigene Kanzlei ist das Erstgespräch der schnellste Weg.
Quellen: Gesetze im Internet (BMJ) · Verordnung (EU) 2024/1689 (EUR-Lex)