Power Automate ist Microsofts Automatisierungsdienst, tief in die Microsoft-365-Welt eingebettet und nutzungs- oder lizenzbasiert abgerechnet; n8n ist die quelloffene Alternative, die auf eigenem Server läuft und nicht pro Ausführung abrechnet. Viele Unternehmen mit Microsoft 365 haben Power Automate bereits lizenziert und wissen es nicht. Bevor ein zusätzliches Werkzeug wie n8n eingeführt wird, lohnt deshalb der nüchterne Vergleich — denn oft ist die richtige Antwort nicht „entweder oder“, sondern eine klare Aufgabenteilung.
Zwei Werkzeuge, zwei Philosophien
Beide Programme automatisieren Abläufe, indem sie Auslöser mit Aktionen verketten. Der Unterschied liegt im Geschäftsmodell und in der Datenhaltung.
Was Power Automate ist
Power Automate ist Microsofts Automatisierungsdienst, tief in die Microsoft-Welt eingebettet. Es lebt von den Konnektoren zu SharePoint, Outlook, Teams, Excel und OneDrive und rechnet nutzungs- oder lizenzbasiert ab.
Was n8n ist
n8n ist ein quelloffenes Automatisierungswerkzeug, das auf einem eigenen Server laufen kann. Es kennt hunderte Integrationen, erlaubt an beliebiger Stelle eigenen Code und rechnet nicht pro Ausführung ab — die Kosten sind die des Servers.
Der Kernunterschied in einem Satz
Power Automate ist stark, solange man in der Microsoft-Welt bleibt; n8n ist stark, sobald man sie verlässt oder die Daten im Haus behalten muss.
Der direkte Vergleich
| Kriterium | Power Automate | n8n |
|---|---|---|
| In M365 enthalten | teilweise ja | nein |
| Microsoft-Dienste | sehr stark | möglich, aufwendiger |
| Fremdsysteme | Premium-Lizenz nötig | ohne Aufpreis |
| Datenhaltung | Microsoft-Cloud | eigener Server möglich |
| Kosten bei Skalierung | je Nutzer/Prozess | flach (Serverkosten) |
Die Lizenzfrage
Einfache Abläufe innerhalb der Microsoft-Dienste sind in vielen M365-Plänen enthalten. Sobald aber ein Premium-Konnektor ins Spiel kommt — etwa zu einer Datenbank, einem CRM oder einer beliebigen Fremd-API — wird eine Zusatzlizenz je Nutzer oder je Prozess fällig. Das ist der Punkt, an dem die Rechnung kippt.
Die Kostenkurve
Bei geringem Volumen ist Power Automate praktisch gratis. Bei hohem Volumen mit Fremdsystemen steigen die Lizenzkosten linear, während n8n bei einer flachen Serverpauschale bleibt. Wo genau der Schnittpunkt liegt, hängt an Ihrem Konnektor- und Nutzerbedarf — die Größenordnung dazu steht unter was KI und Automatisierung kosten.
Wann Power Automate reicht
Es gibt klare Fälle, in denen kein zweites Werkzeug nötig ist.
Der Microsoft-Kosmos
Wenn die Abläufe innerhalb von SharePoint, Outlook, Teams, Excel und OneDrive bleiben, ist Power Automate das naheliegende Werkzeug. Genehmigungsprozesse, Benachrichtigungen, Dokumentenablage, Listenpflege — all das läuft dort sauber.
Der Vertrautheitsvorteil
Es ist bereits da, es ist bezahlt, und die Nutzer kennen die Umgebung. Für ein Team, das ohnehin täglich in Microsoft-Werkzeugen arbeitet, ist die Einstiegshürde am niedrigsten.
Wann n8n besser passt
Sobald einer der folgenden Punkte zutrifft, spricht viel für n8n.
Viele Fremdsysteme
Sobald mehrere Premium-Konnektoren nötig würden, wird Power Automate je Nutzer oder Prozess merklich teurer. n8n bindet Fremdsysteme ohne Aufpreis an.
Datenschutz und eigene Daten
Wenn die Verarbeitung nachweisbar im Haus bleiben muss, ist n8n die einzige der beiden Optionen — es lässt sich auf einem eigenen Server betreiben. In Verbindung mit einem lokalen Modell über Ollama entsteht so eine Kette, in der kein Datensatz das Unternehmen verlässt. Das ist oft die Voraussetzung für eine DSGVO-konforme KI.
Komplexe Logik und eigener Code
n8n erlaubt an beliebiger Stelle eigene Skripte in JavaScript oder Python. Ein einfacher Aufruf gegen die lokale Ollama-Schnittstelle sieht in einem Code-Baustein etwa so aus:
const res = await this.helpers.httpRequest({
method: 'POST',
url: 'http://localhost:11434/api/generate',
body: {
model: 'llama3.1:8b',
prompt: `Klassifiziere diese E-Mail: ${$json.text}`,
stream: false
},
json: true
});
return [{ json: { kategorie: res.response } }];
Solche Freiheit bietet Power Automate in dieser Form nicht.
Der pragmatische Weg: beides
Die Frage „n8n vs. Power Automate” ist oft falsch gestellt — in der Praxis ist die beste Antwort keine Entscheidung, sondern eine Aufgabenteilung.
Aufgabenteilung statt Grabenkampf
In vielen Unternehmen laufen die Office-nahen Abläufe über Power Automate, während datenkritische oder logisch komplexe Ketten in n8n gebaut werden. Beide reden über Webhooks und HTTP-Aufrufe miteinander — das ist ein etabliertes Muster.
Warum das günstiger sein kann
Das klingt nach Doppelaufwand, ist aber oft die sparsamste Variante: Man nutzt, was bereits bezahlt ist, und führt das Zusatzwerkzeug nur dort ein, wo es wirklich gebraucht wird. So zahlt man keine Premium-Lizenzen für Fälle, die n8n ohnehin abdeckt.
Wenn Sie unsicher sind, welcher Schnitt für Ihre Abläufe der richtige ist, schauen wir uns das im Erstgespräch konkret an.
Quellen: n8n-Dokumentation · Verordnung (EU) 2016/679 (EUR-Lex)