Anwendungsfälle im Überblick
Der häufigste Fehler ist, alles einzuspeisen, was auffindbar ist. Ein kleiner, gepflegter Bestand liefert deutlich bessere Antworten als ein großer ungepflegter — und lässt sich schrittweise erweitern.
Ein Wissensassistent ist technisch schnell gebaut, sein Nutzen entscheidet sich an der Vorbereitung. In der Einordnung des EU AI Act sind Sie als Betreiber eines internen Assistenten im Bereich minimalen bis begrenzten Risikos. Verbindlich ist die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 seit dem 02.02.2025.
- Typische Anwendungen: Fragen zu Prozessen, technischen Spezifikationen, Verträgen, internen Regelungen, Produktwissen.
- Voraussetzung: Dokumente liegen digital und aktuell vor.
- Kritisch: Widersprüchliche Versionen — das Modell kann nicht wissen, welche gilt.
- Nötig: Ein Verantwortlicher, der den Bestand pflegt.
Voraussetzungen: warum die Vorbereitung entscheidet
Der Bau eines Assistenten, der aus Ihren Dokumenten antwortet, dauert oft nur wenige Tage. Ob er nützlich ist, entscheidet sich vorher. Drei Fragen bestimmen das Ergebnis: Sind die Dokumente digital verfügbar, sind sie aktuell, und ist eindeutig, welche Version gilt? Wo eine dieser Fragen mit Nein beantwortet wird, liefert der Assistent scheinbar präzise, aber falsche Auskünfte.
Deshalb ist weniger oft mehr. Ein Bestand aus 50 bis 200 gepflegten Dokumenten liefert bessere Antworten als tausende ungeordnete Dateien. Der Aufbau grundlegender Dokumentenqualität ist häufig der eigentliche erste Schritt — er überschneidet sich mit dem Dokumentenmanagement. Technisch arbeiten diese Assistenten mit RAG: Das Modell schlägt vor jeder Antwort in Ihren Quellen nach.
- Digital und aktuell: Nur pflegbare, gültige Dokumente aufnehmen.
- Eindeutige Version: Widersprüchliche Stände vor der Erschließung bereinigen.
- Verantwortlicher: Eine Person, die den Bestand laufend pflegt.
Berechtigungen, Datenschutz und Quellenangabe
Ein interner Assistent muss die bestehenden Zugriffsrechte abbilden. Er darf einem Nutzer nur zeigen, was dieser ohnehin sehen dürfte — sonst entsteht über die Hintertür ein Datenleck. Diese Rechtelogik gehört von Anfang an in die Architektur und lässt sich nicht sauber nachrüsten.
Datenschutzrechtlich gelten die üblichen Anforderungen: Auftragsverarbeitung, EU-Verarbeitung wo möglich, bei sensiblen Beständen eine lokale Lösung. Der Rahmen dafür steht auf unserer Seite zu DSGVO-konformer KI. Ebenso wichtig ist die Quellenangabe: Jede Antwort sollte nennen, aus welchem Dokument sie stammt, damit Nutzer nachprüfen können. Das ist zugleich der wirksamste Schutz gegen falsche Auskünfte.
- Berechtigungen: Der Assistent zeigt nur, was der Fragende sehen darf.
- Quellenangabe: Jede Antwort verweist auf das zugrunde liegende Dokument.
- Datenschutz: Auftragsverarbeitung, EU-Verarbeitung, bei sensiblen Beständen lokal.
Aufwand, Pflege und ein Rechenbeispiel
Der Aufbau ist überschaubar, die laufende Pflege ist der eigentliche Posten. Die folgende Tabelle zeigt typische Phasen mit grober Dauer und Aufwand. Die Werte hängen von Bestandsgröße und Anbindung ab.
Rechenbeispiel (Spanne): Suchen Mitarbeitende im Schnitt mehrmals täglich je 5 bis 10 Minuten nach Informationen, summiert sich das über eine ganze Belegschaft schnell auf eine erhebliche Zahl an Stunden pro Monat. Verkürzt ein Assistent die Suche je Vorgang um 3 bis 6 Minuten, ist der Effekt im Arbeitsalltag messbar — vorausgesetzt, die Antworten sind verlässlich. Genau deshalb steht die Bestandsqualität vor der Reichweite.
Der Einstieg beginnt mit einer Potenzialanalyse im niedrigen vierstelligen Bereich; ein erster produktiver Assistent liegt je nach Bestand und Anbindung bei 5.000 bis 20.000 Euro, siehe KI-Kosten. Das Vorgehen im Detail beschreibt der Ratgeber zum RAG-System. Schulungen sind über das Qualifizierungschancengesetz bis zu 100 Prozent förderfähig.
| Phase | Dauer | Ergebnis | Aufwand grob |
|---|---|---|---|
| Bestandssichtung und Auswahl | 1–2 Wochen | Gepflegter Kernbestand | Fachbereich, tageweise |
| Pilot-Assistent (ein Themengebiet) | 1–2 Wochen | Nutzbarer Prototyp | Wenige Personentage |
| Rechte- und Datenschutz-Setup | 1–2 Wochen | Zugriffslogik steht | Abstimmung mit IT |
| Laufende Pflege | fortlaufend | Aktuelle Antworten | Verantwortlicher, wöchentlich |
Häufige Fragen
Wie viele Dokumente braucht man?
Weniger als gedacht. Für einen nützlichen Assistenten reichen oft 50 bis 200 gut gepflegte Dokumente.
Kann der Assistent falsche Auskünfte geben?
Ja, insbesondere wenn die Quellen widersprüchlich sind. Deshalb sollte jede Antwort die Quelle nennen, damit Nutzer nachprüfen können.
Was ist mit Berechtigungen?
Ein wichtiger Punkt: Der Assistent darf nur zeigen, was der Fragende ohnehin sehen dürfte. Das muss technisch abgebildet werden, sonst entsteht ein Datenleck.
Wie schnell ist ein Wissensassistent einsatzbereit?
Ein Pilot für ein eng umrissenes Themengebiet ist oft in wenigen Tagen bis Wochen nutzbar. Länger dauert nicht der Bau, sondern die Vorbereitung des Bestands und das Aufsetzen der Rechte- und Datenschutzlogik.
Was kostet Aufbau und Betrieb?
Die Bestandsaufnahme liegt im niedrigen vierstelligen Bereich, ein erster produktiver Assistent je nach Bestand und Anbindung bei 5.000 bis 20.000 Euro. Hinzu kommt laufende Pflege. Details unter KI-Kosten.
Unterliegt ein interner Wissensassistent dem EU AI Act?
Als Betreiber eines internen Assistenten bewegen Sie sich im Bereich minimalen bis begrenzten Risikos. Verbindlich ist die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4. Die Transparenzpflicht nach Artikel 50 gilt seit dem 02.08.2026 vor allem für nach außen gerichtete Systeme. Einordnung unter EU AI Act und KI-Schulungspflicht.
Wer sollte den Bestand pflegen?
Eine benannte Person oder Rolle. Ohne klare Verantwortung veraltet der Bestand, und die Antwortqualität sinkt schleichend. Die Pflege ist kein einmaliger, sondern ein fortlaufender Aufwand.