Handwerk & Produktion
Kundenanfragen zu Terminvorschlägen
Nimmt Kundenanfragen ueber ein Web-Formular an, laesst die KI Gewerk, Taetigkeit, Ort und Dringlichkeit herauslesen, gleicht die Termine gegen den Betriebskalender ab und schickt dem Kunden zwei bis drei konkrete Terminvorschlaege per E-Mail. Erkannte Notfaelle (Wasserschaden, Heizungsausfall, Gasgeruch, Kurzschluss) laufen nicht in die Terminlogik, sondern loesen sofort eine Telefon-Benachrichtigung an die Bereitschaft aus. DSGVO-Hinweis: Die Anfrage enthaelt Name, Adresse und Telefonnummer des Kunden — mit dem KI-Anbieter einen AV-Vertrag schliessen oder ein lokales Modell (Ollama) nutzen. Die automatisch erzeugte E-Mail ist nach Art. 50 EU AI Act als KI-gestuetzt gekennzeichnet.
Wie der Workflow arbeitet
Formular → KI liest Gewerk, Ort und Dringlichkeit → Weiche Notfall/Regeltermin. Regeltermin: freie Zeiten aus dem Kalender holen → 2–3 Vorschlaege bauen → Mail an den Kunden. Notfall: kein Terminvorschlag, sondern sofort Anruf/SMS an die Bereitschaft + kurze Rueckmeldung an den Kunden.
Das brauchen Sie dafür
- n8n-Formular (oder IMAP-Postfach)
- OpenAI-API (oder Ollama)
- Google Calendar API
- SMTP-Postausgang
- Telefonie-/SMS-API fuer die Bereitschaft
- Eine n8n-Instanz (Cloud oder selbst gehostet)
Umfang: 11 Nodes · Schwierigkeit: fortgeschritten · Lizenz: MIT · Im JSON stehen ausschließlich Platzhalter, keine echten Zugangsdaten.
In vier Schritten einsatzbereit
- JSON-Datei herunterladen
- In n8n: Workflows → Import from File
- Zugangsdaten hinterlegen und Platzhalter ersetzen (die Notiz im Canvas nennt alle)
- Einmal inaktiv durchspielen, dann scharfschalten
Häufige Fragen
Was kostet dieser Workflow?
Nichts. Die Vorlage steht unter MIT-Lizenz und darf auch kommerziell genutzt und angepasst werden.
Wie importiere ich den Workflow in n8n?
JSON-Datei herunterladen, in n8n auf Workflows → Import from File gehen und die Datei auswählen. Anschließend die eigenen Zugangsdaten hinterlegen — im JSON stehen bewusst nur Platzhalter.
Funktioniert der Workflow sofort?
Die Struktur ist geprüft und importierbar. Vor dem Produktiveinsatz müssen Sie n8n-Formular (oder IMAP-Postfach), OpenAI-API (oder Ollama), Google Calendar API, SMTP-Postausgang, Telefonie-/SMS-API fuer die Bereitschaft verbinden und den Ablauf einmal inaktiv testen.
Dürfen personenbezogene Daten durch den Workflow laufen?
Nur mit passender Rechtsgrundlage. Sobald personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter gehen, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag — oder ein lokal betriebenes Modell.
Können Sie den Workflow für uns anpassen?
Ja. Wir bauen, dokumentieren und betreiben Automatisierungen für mittelständische Unternehmen, auf Wunsch gehostet in Deutschland.
Hintergrund zum Thema
Wann sich die Automatisierung lohnt, welche Alternativen es gibt und worauf es im Betrieb ankommt, steht im ausführlichen Ratgeber: Terminplanung im Handwerk: Anfragen ohne Rückstau