Handwerk & Produktion
Wartungstermine und Prüffristen nachhalten
Prueft einmal im Monat die Anlagenliste eines Handwerks- oder Produktionsbetriebs, rechnet aus Wartungsintervall und gesetzlicher Prueffrist aus, welche Anlagen faellig oder ueberfaellig sind, und schickt den Kunden ein Terminangebot. Bereits eingegangene Rueckmeldungen aus dem Antwortformular werden zugeordnet, sodass niemand doppelt angeschrieben wird; am Ende entsteht eine sortierte Planungsliste fuer die Disposition. Gesetzliche Pruefungen (z. B. nach BetrSichV, DGUV V3, TRGS 511, KUEO oder Heizungspruefung) werden getrennt vom freiwilligen Wartungsintervall gefuehrt und mit Vorrang eskaliert. DSGVO-Hinweis: Die Liste enthaelt Kundenstammdaten — Zugriff auf das Sheet auf die Disposition beschraenken und Loeschfristen aus dem Loeschkonzept beachten.
Wie der Workflow arbeitet
Am 1. jedes Monats → Anlagenliste lesen → Faelligkeiten rechnen (Wartungsintervall UND gesetzliche Pruefristen) → Rueckmeldungen abgleichen → Terminangebot oder Erinnerung mailen → Planungsliste fuer die Disposition schreiben.
Das brauchen Sie dafür
- Google Sheets
- SMTP-Postausgang
- Eine n8n-Instanz (Cloud oder selbst gehostet)
Umfang: 12 Nodes · Schwierigkeit: mittel · Lizenz: MIT · Im JSON stehen ausschließlich Platzhalter, keine echten Zugangsdaten.
In vier Schritten einsatzbereit
- JSON-Datei herunterladen
- In n8n: Workflows → Import from File
- Zugangsdaten hinterlegen und Platzhalter ersetzen (die Notiz im Canvas nennt alle)
- Einmal inaktiv durchspielen, dann scharfschalten
Häufige Fragen
Was kostet dieser Workflow?
Nichts. Die Vorlage steht unter MIT-Lizenz und darf auch kommerziell genutzt und angepasst werden.
Wie importiere ich den Workflow in n8n?
JSON-Datei herunterladen, in n8n auf Workflows → Import from File gehen und die Datei auswählen. Anschließend die eigenen Zugangsdaten hinterlegen — im JSON stehen bewusst nur Platzhalter.
Funktioniert der Workflow sofort?
Die Struktur ist geprüft und importierbar. Vor dem Produktiveinsatz müssen Sie Google Sheets, SMTP-Postausgang verbinden und den Ablauf einmal inaktiv testen.
Dürfen personenbezogene Daten durch den Workflow laufen?
Nur mit passender Rechtsgrundlage. Sobald personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter gehen, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag — oder ein lokal betriebenes Modell.
Können Sie den Workflow für uns anpassen?
Ja. Wir bauen, dokumentieren und betreiben Automatisierungen für mittelständische Unternehmen, auf Wunsch gehostet in Deutschland.
Hintergrund zum Thema
Wann sich die Automatisierung lohnt, welche Alternativen es gibt und worauf es im Betrieb ankommt, steht im ausführlichen Ratgeber: Prüffristen verwalten: Wartung und Recht trennen