KI-Agenten & Firmenwissen
Ausschreibungen prüfen und bewerten
Ueber ein Formular wird eine Ausschreibung als PDF hochgeladen. Der Workflow liest den Text, zerlegt die Unterlagen per KI in Anforderungen, Fristen und Ausschlusskriterien und gleicht jeden Punkt gegen das eigene Leistungsprofil aus einem Google Sheet ab. Ergebnis ist eine Ampel — passt / passt teilweise / passt nicht — mit Begruendung je Anforderung, Fristenhinweis und offenen Punkten, die per Mail an den Vertrieb geht. Bewusst wird kein Angebot erzeugt und nichts an den Auftraggeber gesendet: der Workflow spart die Vorsichtung, die Bietentscheidung bleibt beim Menschen. DSGVO-Hinweis: Vergabeunterlagen enthalten Kontaktdaten von Ansprechpartnern — fuer die Uebergabe an das KI-Modell gilt ein AV-Vertrag oder ein lokales Modell; vertrauliche Verfahren gehoeren nicht in eine Cloud-API.
Wie der Workflow arbeitet
Formular mit PDF-Upload → Text extrahieren → Lesbarkeit pruefen → eigene Kompetenzen aus Google Sheets laden → KI zerlegt die Ausschreibung in Anforderungen, Fristen und Ausschlusskriterien → KI gleicht jede Anforderung gegen das eigene Leistungsprofil ab → Ampel-Bewertung mit Begruendung → Ablage in Google Sheets → Zusammenfassung an den Vertrieb.
Das brauchen Sie dafür
- n8n-Formular
- OpenAI-API (oder Ollama)
- Google Sheets
- SMTP-Postfach
- Eine n8n-Instanz (Cloud oder selbst gehostet)
Umfang: 13 Nodes · Schwierigkeit: fortgeschritten · Lizenz: MIT · Im JSON stehen ausschließlich Platzhalter, keine echten Zugangsdaten.
In vier Schritten einsatzbereit
- JSON-Datei herunterladen
- In n8n: Workflows → Import from File
- Zugangsdaten hinterlegen und Platzhalter ersetzen (die Notiz im Canvas nennt alle)
- Einmal inaktiv durchspielen, dann scharfschalten
Häufige Fragen
Was kostet dieser Workflow?
Nichts. Die Vorlage steht unter MIT-Lizenz und darf auch kommerziell genutzt und angepasst werden.
Wie importiere ich den Workflow in n8n?
JSON-Datei herunterladen, in n8n auf Workflows → Import from File gehen und die Datei auswählen. Anschließend die eigenen Zugangsdaten hinterlegen — im JSON stehen bewusst nur Platzhalter.
Funktioniert der Workflow sofort?
Die Struktur ist geprüft und importierbar. Vor dem Produktiveinsatz müssen Sie n8n-Formular, OpenAI-API (oder Ollama), Google Sheets, SMTP-Postfach verbinden und den Ablauf einmal inaktiv testen.
Dürfen personenbezogene Daten durch den Workflow laufen?
Nur mit passender Rechtsgrundlage. Sobald personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter gehen, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag — oder ein lokal betriebenes Modell.
Können Sie den Workflow für uns anpassen?
Ja. Wir bauen, dokumentieren und betreiben Automatisierungen für mittelständische Unternehmen, auf Wunsch gehostet in Deutschland.
Hintergrund zum Thema
Wann sich die Automatisierung lohnt, welche Alternativen es gibt und worauf es im Betrieb ankommt, steht im ausführlichen Ratgeber: Ausschreibungen prüfen: schneller zur Entscheidung