Personal & HR
Onboarding-Checkliste automatisch erzeugen
Wird vom Personalsystem per Webhook angestossen, sobald eine Einstellung feststeht: Der Workflow erzeugt aus Abteilung, Rolle und Eintrittsdatum eine vollstaendige Onboarding-Checkliste (IT-Zugaenge, Arbeitsplatz und Hardware, Pflichtunterweisungen, Dokumente, Organisation), setzt je Aufgabe eine Frist relativ zum ersten Arbeitstag, verteilt die Aufgabenpakete an IT, Facility, Buchhaltung und Fuehrungskraft, protokolliert alles in Google Sheets und erinnert bei ueberfaelligen Punkten. Zum Schluss geht ein Willkommensplan an die neue Kollegin oder den neuen Kollegen. Fester Bestandteil der Checkliste ist die KI-Kompetenzschulung nach Art. 4 EU AI Act — Betriebe muessen seit dem 02.02.2025 sicherstellen, dass Beschaeftigte, die KI-Systeme nutzen, ueber ausreichende KI-Kompetenz verfuegen. DSGVO-Hinweis: Der Webhook transportiert Beschaeftigtendaten — Endpunkt nur ueber HTTPS mit Header-Authentifizierung betreiben, Zugriff auf das Sheet auf Personal und die jeweiligen Zustaendigen beschraenken.
Wie der Workflow arbeitet
Webhook vom Personalsystem → Stammdaten pruefen → Checkliste je Abteilung erzeugen → Fristen relativ zum Eintritt setzen → Sheet schreiben → Aufgabenpakete an IT, Facility, Buchhaltung und Fuehrungskraft → ueberfaellige Punkte aus laufenden Onboardings erinnern → Willkommensplan an die neue Person.
Das brauchen Sie dafür
- Webhook (Personalsystem oder internes Formular)
- Google Sheets
- SMTP-Postausgang
- Eine n8n-Instanz (Cloud oder selbst gehostet)
Umfang: 15 Nodes · Schwierigkeit: mittel · Lizenz: MIT · Im JSON stehen ausschließlich Platzhalter, keine echten Zugangsdaten.
In vier Schritten einsatzbereit
- JSON-Datei herunterladen
- In n8n: Workflows → Import from File
- Zugangsdaten hinterlegen und Platzhalter ersetzen (die Notiz im Canvas nennt alle)
- Einmal inaktiv durchspielen, dann scharfschalten
Häufige Fragen
Was kostet dieser Workflow?
Nichts. Die Vorlage steht unter MIT-Lizenz und darf auch kommerziell genutzt und angepasst werden.
Wie importiere ich den Workflow in n8n?
JSON-Datei herunterladen, in n8n auf Workflows → Import from File gehen und die Datei auswählen. Anschließend die eigenen Zugangsdaten hinterlegen — im JSON stehen bewusst nur Platzhalter.
Funktioniert der Workflow sofort?
Die Struktur ist geprüft und importierbar. Vor dem Produktiveinsatz müssen Sie Webhook (Personalsystem oder internes Formular), Google Sheets, SMTP-Postausgang verbinden und den Ablauf einmal inaktiv testen.
Dürfen personenbezogene Daten durch den Workflow laufen?
Nur mit passender Rechtsgrundlage. Sobald personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter gehen, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag — oder ein lokal betriebenes Modell.
Können Sie den Workflow für uns anpassen?
Ja. Wir bauen, dokumentieren und betreiben Automatisierungen für mittelständische Unternehmen, auf Wunsch gehostet in Deutschland.
Hintergrund zum Thema
Wann sich die Automatisierung lohnt, welche Alternativen es gibt und worauf es im Betrieb ankommt, steht im ausführlichen Ratgeber: Onboarding digitalisieren: Checkliste und Ablauf