E-Mail & Kommunikation
Posteingang sortieren, Entwürfe vorbereiten
Liest neue Mails per IMAP, faengt Bounces und Abwesenheitsnotizen in einem eigenen Zweig ab und laesst die KI jede echte Mail in Anfrage, Bestellung, Reklamation, Rechnung, Newsletter oder Spam einsortieren - inklusive Konfidenzwert. Sichere Faelle werden an das zustaendige Postfach weitergeleitet, unsichere landen zur Sichtung im Buero-Postfach; fuer Anfragen entsteht ein Antwortentwurf, der ausdruecklich NICHT automatisch versendet wird, sondern zur Freigabe vorgelegt wird. DSGVO-Hinweis: E-Mail-Inhalte sind in aller Regel personenbezogen - AV-Vertrag mit dem KI-Anbieter schliessen oder ein lokales Modell (Ollama) einsetzen. Da jede Antwort vor dem Versand von einem Menschen freigegeben wird, bleibt der Kundenkontakt eine menschliche Entscheidung.
Wie der Workflow arbeitet
IMAP alle 5 Min → Bounce-/Autoreply-Filter (eigener Zweig!) → KI klassifiziert mit Konfidenz → Weiche: unsicher / Spam / Anfrage / Weiterleiten → fuer Anfragen Antwortentwurf → Entwurf ablegen → Freigabe anfordern.
Das brauchen Sie dafür
- IMAP-Postfach
- SMTP-Versand
- OpenAI-API (oder Ollama)
- Mail-API fuer Entwuerfe (z. B. Microsoft Graph, Gmail)
- Eine n8n-Instanz (Cloud oder selbst gehostet)
Umfang: 14 Nodes · Schwierigkeit: fortgeschritten · Lizenz: MIT · Im JSON stehen ausschließlich Platzhalter, keine echten Zugangsdaten.
In vier Schritten einsatzbereit
- JSON-Datei herunterladen
- In n8n: Workflows → Import from File
- Zugangsdaten hinterlegen und Platzhalter ersetzen (die Notiz im Canvas nennt alle)
- Einmal inaktiv durchspielen, dann scharfschalten
Häufige Fragen
Was kostet dieser Workflow?
Nichts. Die Vorlage steht unter MIT-Lizenz und darf auch kommerziell genutzt und angepasst werden.
Wie importiere ich den Workflow in n8n?
JSON-Datei herunterladen, in n8n auf Workflows → Import from File gehen und die Datei auswählen. Anschließend die eigenen Zugangsdaten hinterlegen — im JSON stehen bewusst nur Platzhalter.
Funktioniert der Workflow sofort?
Die Struktur ist geprüft und importierbar. Vor dem Produktiveinsatz müssen Sie IMAP-Postfach, SMTP-Versand, OpenAI-API (oder Ollama), Mail-API fuer Entwuerfe (z. B. Microsoft Graph, Gmail) verbinden und den Ablauf einmal inaktiv testen.
Dürfen personenbezogene Daten durch den Workflow laufen?
Nur mit passender Rechtsgrundlage. Sobald personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter gehen, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag — oder ein lokal betriebenes Modell.
Können Sie den Workflow für uns anpassen?
Ja. Wir bauen, dokumentieren und betreiben Automatisierungen für mittelständische Unternehmen, auf Wunsch gehostet in Deutschland.
Hintergrund zum Thema
Wann sich die Automatisierung lohnt, welche Alternativen es gibt und worauf es im Betrieb ankommt, steht im ausführlichen Ratgeber: E-Mails automatisch sortieren: drei Wege im Vergleich