Kundenservice
Reklamationen erfassen und eskalieren
Nimmt Reklamationen ueber ein n8n-Formular auf (Bestellnummer, Problembeschreibung, Foto-Upload), prueft die Angaben auf Plausibilitaet und Gewaehrleistungsfrist und laesst die KI Schweregrad und Sachgebiet bestimmen. Daraus entstehen Ticket, Prioritaet und eine realistische Bearbeitungszeit in Werktagen; kritische Faelle - Sicherheits-, Gesundheits- oder Rechtsrisiko - gehen sofort an die Teamleitung statt in die Standard-Queue. Der Kunde bekommt eine Eingangsbestaetigung mit der Ticketnummer und einer belastbaren Frist. DSGVO-Hinweis: Das Formular erhebt personenbezogene Daten und Fotos - AV-Vertrag mit dem KI-Anbieter schliessen oder lokales Modell (Ollama) nutzen, Loeschfristen im Ticketsystem hinterlegen und im Formular auf die Datenschutzerklaerung verlinken. Die KI bewertet nur, entschieden wird die Eskalation ueber feste Regeln.
Wie der Workflow arbeitet
Formular → Angaben pruefen (Bestellnummer, Gewaehrleistungsfrist, Foto) → KI bestimmt Schweregrad und Sachgebiet → feste Eskalationsregeln → Ticket anlegen → kritisch: sofort an die Teamleitung / sonst Standard-Queue → Eingangsbestaetigung mit realistischer Frist.
Das brauchen Sie dafür
- n8n-Formular (formTrigger)
- OpenAI-API (oder Ollama)
- Ticketsystem mit API (z. B. Zammad, Freshdesk, Jira Service Management)
- SMTP-Versand
- Eine n8n-Instanz (Cloud oder selbst gehostet)
Umfang: 12 Nodes · Schwierigkeit: mittel · Lizenz: MIT · Im JSON stehen ausschließlich Platzhalter, keine echten Zugangsdaten.
In vier Schritten einsatzbereit
- JSON-Datei herunterladen
- In n8n: Workflows → Import from File
- Zugangsdaten hinterlegen und Platzhalter ersetzen (die Notiz im Canvas nennt alle)
- Einmal inaktiv durchspielen, dann scharfschalten
Häufige Fragen
Was kostet dieser Workflow?
Nichts. Die Vorlage steht unter MIT-Lizenz und darf auch kommerziell genutzt und angepasst werden.
Wie importiere ich den Workflow in n8n?
JSON-Datei herunterladen, in n8n auf Workflows → Import from File gehen und die Datei auswählen. Anschließend die eigenen Zugangsdaten hinterlegen — im JSON stehen bewusst nur Platzhalter.
Funktioniert der Workflow sofort?
Die Struktur ist geprüft und importierbar. Vor dem Produktiveinsatz müssen Sie n8n-Formular (formTrigger), OpenAI-API (oder Ollama), Ticketsystem mit API (z. B. Zammad, Freshdesk, Jira Service Management), SMTP-Versand verbinden und den Ablauf einmal inaktiv testen.
Dürfen personenbezogene Daten durch den Workflow laufen?
Nur mit passender Rechtsgrundlage. Sobald personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter gehen, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag — oder ein lokal betriebenes Modell.
Können Sie den Workflow für uns anpassen?
Ja. Wir bauen, dokumentieren und betreiben Automatisierungen für mittelständische Unternehmen, auf Wunsch gehostet in Deutschland.
Hintergrund zum Thema
Wann sich die Automatisierung lohnt, welche Alternativen es gibt und worauf es im Betrieb ankommt, steht im ausführlichen Ratgeber: Reklamationsmanagement: erfassen, priorisieren, eskalieren