n8n, Make und Zapier automatisieren nach derselben Grundmechanik — ein Auslöser startet eine Kette von Aktionen —, unterscheiden sich aber in Datenhaltung, Abrechnungslogik und Flexibilität; nur n8n kann vollständig auf eigener Infrastruktur laufen. Fast alle Vergleiche stammen zudem von einem der Anbieter selbst oder sind auf Englisch geschrieben. Der Blick eines deutschen Mittelständlers zählt deshalb doppelt: Datenhaltung, Kosten, Flexibilität und die oft übersehene Frage, wer das Ganze in zwei Jahren pflegt.
Die drei Werkzeuge im Überblick
Alle drei gehören zur Kategorie der Workflow-Automatisierung — sie verbinden Apps und Dienste, ohne dass für jeden Schritt eigener Code nötig ist. Die Unterschiede liegen im Detail und werden erst bei Volumen und sensiblen Daten teuer.
Was sie gemeinsam haben
Ein Auslöser (etwa eine neue E-Mail, ein Formulareingang, ein Zeitplan) startet eine Kette von Aktionen: auslesen, prüfen, weiterleiten, eintragen. Diese Grundmechanik ist bei allen dreien identisch. Der Unterschied liegt in Datenhaltung, Abrechnungslogik und Flexibilität bei verzweigter Logik.
Der Direktvergleich
| n8n | Make | Zapier | |
|---|---|---|---|
| Selbst hostbar | ja | nein | nein |
| Einstiegshürde | mittel | niedrig | sehr niedrig |
| Fertige Anbindungen | viele | sehr viele | am meisten |
| Komplexe Logik | sehr gut | gut | eingeschränkt |
| Eigener Code | ja | begrenzt | begrenzt |
| Abrechnung | Server (self-hosted) | je Operation | je Task |
| Daten in eigener Hand | möglich | nein | nein |
Wofür jedes Werkzeug steht
Zapier ist der Einstieg für alle, die schnell etwas Einfaches verbinden wollen und die Datenfrage nicht drückt. Make bietet mehr visuelle Kontrolle über verzweigte Abläufe zu moderaten Kosten. n8n ist die einzige Option, die vollständig im eigenen Haus laufen kann — mit dem Preis, dass jemand den Server betreiben muss.
Die Kostenrechnung
Der wichtigste Unterschied ist die Abrechnungslogik. Zapier zählt Tasks, Make zählt Operationen, n8n self-hosted zählt gar nichts — es läuft auf Ihrem Server zum Fixpreis.
Ein durchgerechnetes Beispiel
Ein Ablauf verarbeitet täglich 200 eingehende E-Mails mit je vier Verarbeitungsschritten.
| Plattform | Rechnung | Volumen/Monat | Kostenordnung |
|---|---|---|---|
| Zapier | 200 × 4 × 30 | 24.000 Tasks | deutlich über Einsteigertarif |
| Make | 200 × 4 × 30 | 24.000 Ops | günstiger je Einheit, mittlerer Tarif |
| n8n self-hosted | Server fix | unbegrenzt | 10–30 € Serverkosten |
Bei wenigen hundert Ausführungen im Monat ist der Unterschied unerheblich. Ab einigen tausend kippt die Rechnung deutlich zugunsten der selbst gehosteten Variante — dann steht dem festen Serverpreis eine mit dem Volumen wachsende Lizenzrechnung gegenüber.
n8n selbst betreiben — der praktische Teil
Wer die self-hosted-Variante erwägt, sollte wissen, wie niedrig die technische Einstiegshürde für einen Test wirklich ist.
Start in fünf Minuten
Der schnellste Weg für einen ersten Test ist ein Docker-Container. Auf einem kleinen Server oder lokal:
docker run -it --rm \
--name n8n \
-p 5678:5678 \
-v n8n_data:/home/node/.n8n \
docker.n8n.io/n8nio/n8n
Danach ist die Oberfläche unter http://localhost:5678 erreichbar. Das -v-Volume sorgt dafür, dass Ihre Abläufe einen Neustart überleben und nicht bei jedem Container-Neustart verloren gehen.
Produktiv absichern
Für den Dauerbetrieb kommen ein paar Umgebungsvariablen dazu — ein Schlüssel für verschlüsselte Zugangsdaten und ein aufgeräumter Verlauf:
docker run -d --name n8n --restart unless-stopped \
-p 5678:5678 \
-e N8N_ENCRYPTION_KEY="<langer-zufallswert>" \
-e EXECUTIONS_DATA_PRUNE=true \
-e EXECUTIONS_DATA_MAX_AGE=168 \
-v n8n_data:/home/node/.n8n \
docker.n8n.io/n8nio/n8n
Damit läuft n8n dauerhaft, startet nach einem Serverneustart automatisch (--restart unless-stopped) und räumt Ausführungsdaten nach sieben Tagen (168 Stunden) auf. Ohne das Pruning läuft die Datenbank bei hohem Volumen voll.
Die Entscheidungsfrage
Nicht „welches ist das beste”, sondern welche Einschränkung für Sie die teuerste ist. Die Antwort fällt je nach Engpass eindeutig aus.
Nach Engpass entscheiden
- Datenschutz ist der Engpass → n8n. Die einzige Option, die vollständig im eigenen Haus läuft. Für sensible Daten oft die einzig tragfähige Wahl, siehe DSGVO-konforme KI.
- Schnelligkeit ist der Engpass → Zapier oder Make. Ein erster Ablauf steht in einer Stunde, ganz ohne Serverbetrieb.
- Komplexität ist der Engpass → n8n oder Make. Zapier stößt bei verzweigter Logik schnell an Grenzen.
- Sie nutzen ohnehin Microsoft 365 → zuerst prüfen, wie weit das oft bereits lizenzierte Power Automate trägt, bevor ein weiteres Werkzeug dazukommt.
Was in Vergleichen meist fehlt
Wer pflegt das in zwei Jahren? Ein selbst gehostetes n8n braucht Updates und Backups. Ist im Haus niemand zuständig und auch keine n8n-Agentur beauftragt, sind die eingesparten Lizenzkosten nur verschoben — vom Lizenzbudget in versteckten Betriebsaufwand. Wie kommt man wieder raus? Abläufe lassen sich zwischen den Plattformen nicht übertragen; ein Wechsel ist reine Handarbeit. Das sollte für die Erstentscheidung mehr Gewicht haben, als ihm üblicherweise gegeben wird.
Welche der drei zu Ihren konkreten Abläufen passt, lässt sich am schnellsten im Erstgespräch klären. Grobe Budgetrahmen für die Einrichtung stehen unter was KI kostet.
Quellen: n8n-Dokumentation · Verordnung (EU) 2016/679 (EUR-Lex)