Ein KI-Projekt im Mittelstand kostet einmalig zwischen rund 2.000 und 20.000 Euro: Ein KI-Telefonassistent liegt bei 2.000–5.000 €, die automatisierte Belegerfassung bei 5.000–8.000 €, ein interner Wissensassistent bei 12.000–20.000 € — jeweils plus laufender Modellnutzung. Pauschale Antworten auf die Kostenfrage helfen darüber hinaus nicht: Drei durchgerechnete Beispiele zeigen realistische Größenordnungen für typische Vorhaben im Mittelstand – vom einfachen Ablauf bis zum Wissensassistenten.
Beispiel 1: Belegerfassung automatisieren
Ausgangslage und Aufwand
400 Eingangsrechnungen im Monat, je 4 Minuten manuelle Erfassung. Die KI liest die Belege aus und übergibt die Daten an die Buchhaltung. Der Vorgang ist häufig, gleichförmig und gut abgegrenzt – genau das Profil, das sich zum Einstieg eignet.
| Position | Aufwand | Kosten |
|---|---|---|
| Analyse und Konzept | 1 Tag | im Paket |
| Umsetzung und Anbindung | 3–5 Tage | im Paket |
| Test und Korrekturen | 2 Tage | im Paket |
| Einmalig gesamt | 6–8 Tage | 5.000–8.000 € |
| Laufend (Modellnutzung) | – | 20–40 €/Monat |
Ersparnis und Amortisation
400 Belege × 3 gesparte Minuten = 20 Stunden im Monat. Bei einem Verrechnungssatz von 45 €/Std. sind das rund 900 € monatlich. Die Amortisation liegt bei 6 bis 9 Monaten – danach arbeitet die Automatisierung im Plus. Rechnet man den geringeren Fehleranteil bei der Erfassung hinzu, verschiebt sich das Verhältnis noch etwas weiter zugunsten des Projekts.
Beispiel 2: KI-Telefonassistent
Ausgangslage und Aufwand
Handwerksbetrieb, 25 Anrufe täglich, davon 8 unbeantwortet. Der Assistent nimmt Anrufe an, erfasst Anliegen und Termine und legt sie strukturiert ab.
| Position | Aufwand | Kosten |
|---|---|---|
| Einrichtung inkl. Telefonanlage und Kalender | 2–4 Tage | 2.000–5.000 € |
| Laufend (Grundgebühr + Minuten) | – | 150–350 €/Monat |
Ersparnis und Amortisation
Schwer in Stunden zu fassen. Entscheidend sind die aufgefangenen Anrufe: Führen davon zwei pro Woche zu einem Auftrag, der sonst verloren gewesen wäre, trägt sich das deutlich. Amortisation typischerweise 3 bis 6 Monate – bei auftragsstarken Betrieben schneller. Der Rechenweg läuft hier nicht über gesparte Minuten, sondern über den Deckungsbeitrag der gewonnenen Aufträge.
Beispiel 3: Interner Wissensassistent
Ausgangslage und Aufwand
60 Servicemitarbeiter, häufige Rückfragen an erfahrene Kollegen. Ein RAG-System macht Handbücher und Anweisungen durchsuchbar und beantwortet Standardfragen mit Verweis auf die Quelle.
| Position | Aufwand | Kosten |
|---|---|---|
| Dokumentensichtung und Aufbereitung | 5–10 Tage | größter Posten |
| Technischer Aufbau | 3–5 Tage | im Paket |
| Berechtigungen und Test | 2–4 Tage | im Paket |
| Einmalig gesamt | 10–19 Tage | 12.000–20.000 € |
| Laufend | – | 100–300 €/Monat |
Ersparnis und Amortisation
Schwerer messbar. Typisch sind deutlich kürzere Einarbeitung und weniger Unterbrechungen erfahrener Kollegen. Amortisation 9 bis 18 Monate – stark abhängig von der Dokumentenqualität. Sind die Unterlagen veraltet oder widersprüchlich, verschiebt sich alles nach hinten, weil dann erst aufgeräumt werden muss, bevor das System zuverlässig antwortet.
Das Muster hinter allen drei Fällen
Der größte Posten ist nicht die KI
In allen drei Beispielen entfällt der größte Teil des Aufwands nicht auf das Modell, sondern auf Anbindung, Datenaufbereitung und Test. Die Modellnutzung selbst ist mit 20 bis 300 € im Monat der kleinste Kostenblock. Das ist der Grund, warum eine Bestandsaufnahme vor die Kostenschätzung gehört – prüfen Sie die Voraussetzungen vorab mit dem KI-Readiness-Check.
Was Projekte teuer macht
Vier Faktoren treiben die Kosten: fehlende Schnittstellen, unsaubere Stammdaten, unklare Prozesse und zu viele Sonderfälle. Alle vier lassen sich vorher erkennen – deshalb ist die Analyse keine Formalie, sondern der Hebel mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung.
| Kostentreiber | Wirkung auf den Aufwand | Erkennbar durch |
|---|---|---|
| Fehlende API | Verdopplung möglich | Systemprüfung vorab |
| Unsaubere Stammdaten | Wochen zusätzlich | Datenstichprobe |
| Unklarer Prozess | Nacharbeit im Betrieb | Prozessgespräch |
| Viele Sonderfälle | laufende Pflege | Vorgangsanalyse |
Förderung und Einordnung
Was sich fördern lässt
Der Schulungsanteil eines KI-Projekts ist über das Qualifizierungschancengesetz je nach Betriebsgröße bis zu 100 Prozent förderfähig; für die Umsetzung gibt es je nach Bundesland Digitalisierungs- und Beratungsprogramme. Einen Überblick gibt die KI-Förderung. Wichtig: Antrag immer vor Projektbeginn – nachträglich gibt es praktisch nichts.
Vollkosten statt Angebotspreis
Zur Vollkostenbetrachtung gehört auch die Pflicht zur KI-Kompetenz aus dem EU AI Act seit dem 02.02.2025; mehr unter KI-Schulungspflicht. Der Angebotspreis eines Dienstleisters ist nicht die Gesamtkostenrechnung – laufende Modellnutzung, interne Betreuung und Qualifizierung gehören dazu. Wer eine belastbare Zahl für das eigene Vorhaben braucht, bekommt sie am schnellsten im Erstgespräch – auf Basis der konkreten Ausgangslage statt einer Pauschale.
Quellen: Verordnung (EU) 2024/1689 (EUR-Lex) · Bundesagentur für Arbeit: Förderung von Weiterbildung