Rechnungen & Buchhaltung
Belege vorkontieren und DATEV-CSV erzeugen
Holt neue Belege aus einem Google-Drive-Ordner, extrahiert den PDF-Text und laesst die KI ein SKR03-Konto, eine Kostenstelle und einen Buchungstext samt Konfidenzwert vorschlagen. Nur Vorschlaege mit einer Konfidenz ueber 0,8 und bestandener Rechenpruefung werden automatisch vorkontiert und als DATEV-tauglicher Buchungsstapel (CSV) an den Steuerberater geschickt - alles andere landet in einer Pruefliste. Lohnt sich fuer Betriebe mit 50 bis 500 Belegen im Monat, die heute jeden Beleg von Hand kontieren. DSGVO- und EU-AI-Act-Hinweis: Belege enthalten regelmaessig personenbezogene Daten, daher AV-Vertrag mit dem KI-Anbieter schliessen oder ein lokales Modell (Ollama) nutzen. Die Kontierung ist ein Vorschlag der KI und ersetzt weder die Pruefung durch den Steuerberater noch die Aufbewahrung der Originalbelege nach GoBD.
Wie der Workflow arbeitet
Taeglich 6 Uhr → neue PDFs im Belegordner → Text extrahieren → KI schlaegt Konto, Kostenstelle und Konfidenz vor → Rechen- und Plausibilitaetspruefung → ab Konfidenz 0,8 automatisch vorkontiert, sonst Pruefliste → DATEV-CSV per Mail an den Steuerberater.
Das brauchen Sie dafür
- Google Drive
- OpenAI-API (oder Ollama)
- Google Sheets
- SMTP-Postfach
- Eine n8n-Instanz (Cloud oder selbst gehostet)
Umfang: 12 Nodes · Schwierigkeit: fortgeschritten · Lizenz: MIT · Im JSON stehen ausschließlich Platzhalter, keine echten Zugangsdaten.
In vier Schritten einsatzbereit
- JSON-Datei herunterladen
- In n8n: Workflows → Import from File
- Zugangsdaten hinterlegen und Platzhalter ersetzen (die Notiz im Canvas nennt alle)
- Einmal inaktiv durchspielen, dann scharfschalten
Häufige Fragen
Was kostet dieser Workflow?
Nichts. Die Vorlage steht unter MIT-Lizenz und darf auch kommerziell genutzt und angepasst werden.
Wie importiere ich den Workflow in n8n?
JSON-Datei herunterladen, in n8n auf Workflows → Import from File gehen und die Datei auswählen. Anschließend die eigenen Zugangsdaten hinterlegen — im JSON stehen bewusst nur Platzhalter.
Funktioniert der Workflow sofort?
Die Struktur ist geprüft und importierbar. Vor dem Produktiveinsatz müssen Sie Google Drive, OpenAI-API (oder Ollama), Google Sheets, SMTP-Postfach verbinden und den Ablauf einmal inaktiv testen.
Dürfen personenbezogene Daten durch den Workflow laufen?
Nur mit passender Rechtsgrundlage. Sobald personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter gehen, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag — oder ein lokal betriebenes Modell.
Können Sie den Workflow für uns anpassen?
Ja. Wir bauen, dokumentieren und betreiben Automatisierungen für mittelständische Unternehmen, auf Wunsch gehostet in Deutschland.
Hintergrund zum Thema
Wann sich die Automatisierung lohnt, welche Alternativen es gibt und worauf es im Betrieb ankommt, steht im ausführlichen Ratgeber: Belege vorkontieren: Wege, Aufwand und Grenzen