Rechnungen & Buchhaltung
Mahnwesen dreistufig mit Betragssperre
Prueft taeglich die offenen Posten aus Google Sheets, berechnet die Ueberfaelligkeit und faehrt eine dreistufige Staffel: ab 7 Tagen freundliche Zahlungserinnerung, ab 21 Tagen erste Mahnung mit Verzugshinweis, ab 40 Tagen interne Eskalation an die Geschaeftsfuehrung statt Automatik-Mail. Offene Posten ueber 5.000 EUR werden grundsaetzlich nie automatisch gemahnt, sondern nur intern gemeldet. Lohnt sich fuer Betriebe ab etwa 30 offenen Posten im Monat, die das Nachfassen bisher von Hand erledigen. DSGVO-Hinweis: Kundendaten und Zahlungsverhalten sind personenbezogene Daten - Empfaengeradressen gehoeren in kein KI-Modell, dieser Workflow versendet sie ausschliesslich an den Kunden selbst und an die eigene Geschaeftsfuehrung.
Wie der Workflow arbeitet
Taeglich 8 Uhr → offene Posten aus Google Sheets → Faelligkeit und Stufe berechnen → Staffel verteilen → Mail raus → Mahnstatus zurueckschreiben.
Das brauchen Sie dafür
- Google Sheets
- SMTP-Postfach
- Eine n8n-Instanz (Cloud oder selbst gehostet)
Umfang: 9 Nodes · Schwierigkeit: mittel · Lizenz: MIT · Im JSON stehen ausschließlich Platzhalter, keine echten Zugangsdaten.
In vier Schritten einsatzbereit
- JSON-Datei herunterladen
- In n8n: Workflows → Import from File
- Zugangsdaten hinterlegen und Platzhalter ersetzen (die Notiz im Canvas nennt alle)
- Einmal inaktiv durchspielen, dann scharfschalten
Häufige Fragen
Was kostet dieser Workflow?
Nichts. Die Vorlage steht unter MIT-Lizenz und darf auch kommerziell genutzt und angepasst werden.
Wie importiere ich den Workflow in n8n?
JSON-Datei herunterladen, in n8n auf Workflows → Import from File gehen und die Datei auswählen. Anschließend die eigenen Zugangsdaten hinterlegen — im JSON stehen bewusst nur Platzhalter.
Funktioniert der Workflow sofort?
Die Struktur ist geprüft und importierbar. Vor dem Produktiveinsatz müssen Sie Google Sheets, SMTP-Postfach verbinden und den Ablauf einmal inaktiv testen.
Dürfen personenbezogene Daten durch den Workflow laufen?
Nur mit passender Rechtsgrundlage. Sobald personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter gehen, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag — oder ein lokal betriebenes Modell.
Können Sie den Workflow für uns anpassen?
Ja. Wir bauen, dokumentieren und betreiben Automatisierungen für mittelständische Unternehmen, auf Wunsch gehostet in Deutschland.
Hintergrund zum Thema
Wann sich die Automatisierung lohnt, welche Alternativen es gibt und worauf es im Betrieb ankommt, steht im ausführlichen Ratgeber: Mahnwesen automatisieren: Staffel, Grenzen, Ausnahmen