Rechnungen & Buchhaltung
Eingangsrechnungen aus E-Mail auslesen
Holt PDF-Rechnungen aus einem IMAP-Postfach, liest Rechnungsnummer, Datum, Betrag, USt und Lieferant per KI aus, legt sie strukturiert in Google Sheets ab und meldet Unstimmigkeiten. DSGVO-Hinweis: Bei personenbezogenen Daten in Rechnungen einen AV-Vertrag mit dem KI-Anbieter schliessen oder ein lokales Modell (Ollama) verwenden.
Wie der Workflow arbeitet
IMAP-Postfach alle 15 Min pruefen → PDF-Anhaenge filtern → Text extrahieren → KI liest Rechnungsdaten → Plausibilitaetspruefung → Google Sheets.
Das brauchen Sie dafür
- IMAP-Postfach
- OpenAI-API (oder Ollama)
- Google Sheets
- Eine n8n-Instanz (Cloud oder selbst gehostet)
Umfang: 8 Nodes · Schwierigkeit: mittel · Lizenz: MIT · Im JSON stehen ausschließlich Platzhalter, keine echten Zugangsdaten.
In vier Schritten einsatzbereit
- JSON-Datei herunterladen
- In n8n: Workflows → Import from File
- Zugangsdaten hinterlegen und Platzhalter ersetzen (die Notiz im Canvas nennt alle)
- Einmal inaktiv durchspielen, dann scharfschalten
Häufige Fragen
Was kostet dieser Workflow?
Nichts. Die Vorlage steht unter MIT-Lizenz und darf auch kommerziell genutzt und angepasst werden.
Wie importiere ich den Workflow in n8n?
JSON-Datei herunterladen, in n8n auf Workflows → Import from File gehen und die Datei auswählen. Anschließend die eigenen Zugangsdaten hinterlegen — im JSON stehen bewusst nur Platzhalter.
Funktioniert der Workflow sofort?
Die Struktur ist geprüft und importierbar. Vor dem Produktiveinsatz müssen Sie IMAP-Postfach, OpenAI-API (oder Ollama), Google Sheets verbinden und den Ablauf einmal inaktiv testen.
Dürfen personenbezogene Daten durch den Workflow laufen?
Nur mit passender Rechtsgrundlage. Sobald personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter gehen, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag — oder ein lokal betriebenes Modell.
Können Sie den Workflow für uns anpassen?
Ja. Wir bauen, dokumentieren und betreiben Automatisierungen für mittelständische Unternehmen, auf Wunsch gehostet in Deutschland.
Hintergrund zum Thema
Wann sich die Automatisierung lohnt, welche Alternativen es gibt und worauf es im Betrieb ankommt, steht im ausführlichen Ratgeber: Eingangsrechnungen automatisieren: Wege, Kosten, Grenzen