Vertrieb & Leads
Messe-Visitenkarten per Foto digitalisieren
Der Aussendienst fotografiert eine Visitenkarte und laedt sie ueber ein n8n-Formular hoch; die KI liest Name, Firma, Position, E-Mail und Telefon aus dem Bild, eine Plausibilitaetspruefung kontrolliert Mailformat und Telefonnummer, und der Kontakt landet mitsamt Messe- und Gespraechsnotiz im CRM. Anschliessend geht eine kurze Dankes-Mail an den Kontakt. Lohnt sich fuer jeden Betrieb, bei dem nach einer Messe ein Stapel Karten liegen bleibt. DSGVO-Hinweis: Eine Visitenkarte allein ist keine Einwilligung in Werbung — das Formular fragt die im Gespraech erteilte Einwilligung zur Kontaktaufnahme ausdruecklich ab und verwirft die Karte ohne sie; ausserdem AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem KI-Anbieter (oder lokales Vision-Modell) und Information nach Art. 13 DSGVO in der Dankes-Mail.
Wie der Workflow arbeitet
Formular mit Foto-Upload → Einwilligung pruefen → KI liest die Karte (Vision) → Felder strukturieren → Plausibilitaetspruefung (Mailformat, Telefon) → CRM → Dankes-Mail.
Das brauchen Sie dafür
- OpenAI-API mit Vision (oder lokales Vision-Modell)
- CRM mit REST-API
- SMTP-Postfach
- Eine n8n-Instanz (Cloud oder selbst gehostet)
Umfang: 10 Nodes · Schwierigkeit: mittel · Lizenz: MIT · Im JSON stehen ausschließlich Platzhalter, keine echten Zugangsdaten.
In vier Schritten einsatzbereit
- JSON-Datei herunterladen
- In n8n: Workflows → Import from File
- Zugangsdaten hinterlegen und Platzhalter ersetzen (die Notiz im Canvas nennt alle)
- Einmal inaktiv durchspielen, dann scharfschalten
Häufige Fragen
Was kostet dieser Workflow?
Nichts. Die Vorlage steht unter MIT-Lizenz und darf auch kommerziell genutzt und angepasst werden.
Wie importiere ich den Workflow in n8n?
JSON-Datei herunterladen, in n8n auf Workflows → Import from File gehen und die Datei auswählen. Anschließend die eigenen Zugangsdaten hinterlegen — im JSON stehen bewusst nur Platzhalter.
Funktioniert der Workflow sofort?
Die Struktur ist geprüft und importierbar. Vor dem Produktiveinsatz müssen Sie OpenAI-API mit Vision (oder lokales Vision-Modell), CRM mit REST-API, SMTP-Postfach verbinden und den Ablauf einmal inaktiv testen.
Dürfen personenbezogene Daten durch den Workflow laufen?
Nur mit passender Rechtsgrundlage. Sobald personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter gehen, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag — oder ein lokal betriebenes Modell.
Können Sie den Workflow für uns anpassen?
Ja. Wir bauen, dokumentieren und betreiben Automatisierungen für mittelständische Unternehmen, auf Wunsch gehostet in Deutschland.
Hintergrund zum Thema
Wann sich die Automatisierung lohnt, welche Alternativen es gibt und worauf es im Betrieb ankommt, steht im ausführlichen Ratgeber: Visitenkarten digitalisieren: Messekontakte nutzen