Vertrieb & Leads
Webformular-Anfragen prüfen und ins CRM übernehmen
Nimmt Anfragen aus dem Kontakt- oder Angebotsformular der Website per Webhook entgegen, prueft die Pflichtfelder, gleicht die E-Mail-Adresse gegen bestehende CRM-Kontakte ab und legt entweder einen neuen Lead an oder haengt eine Notiz an den vorhandenen Kontakt. Danach gehen eine Eingangsbestaetigung an den Interessenten und eine Benachrichtigung an den Vertrieb raus; faellt die CRM-Schnittstelle aus, wird die Anfrage nicht verworfen, sondern als Stoerung gemeldet. Lohnt sich fuer jeden Betrieb, bei dem Formularanfragen bisher per Hand ins CRM getippt werden. DSGVO-Hinweis: Die Formulardaten sind personenbezogen — Zweck und Speicherdauer in der Datenschutzerklaerung nennen und mit dem CRM-Anbieter einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO schliessen.
Wie der Workflow arbeitet
Webformular sendet an Webhook → Pflichtfelder pruefen → Dublettencheck ueber die E-Mail-Adresse im CRM → neuer Lead **oder** Notiz am bestehenden Kontakt → Bestaetigungsmail an den Interessenten → Info an den Vertrieb.
Das brauchen Sie dafür
- Webformular mit Webhook-Ziel
- CRM mit REST-API
- SMTP-Postfach
- Eine n8n-Instanz (Cloud oder selbst gehostet)
Umfang: 12 Nodes · Schwierigkeit: mittel · Lizenz: MIT · Im JSON stehen ausschließlich Platzhalter, keine echten Zugangsdaten.
In vier Schritten einsatzbereit
- JSON-Datei herunterladen
- In n8n: Workflows → Import from File
- Zugangsdaten hinterlegen und Platzhalter ersetzen (die Notiz im Canvas nennt alle)
- Einmal inaktiv durchspielen, dann scharfschalten
Häufige Fragen
Was kostet dieser Workflow?
Nichts. Die Vorlage steht unter MIT-Lizenz und darf auch kommerziell genutzt und angepasst werden.
Wie importiere ich den Workflow in n8n?
JSON-Datei herunterladen, in n8n auf Workflows → Import from File gehen und die Datei auswählen. Anschließend die eigenen Zugangsdaten hinterlegen — im JSON stehen bewusst nur Platzhalter.
Funktioniert der Workflow sofort?
Die Struktur ist geprüft und importierbar. Vor dem Produktiveinsatz müssen Sie Webformular mit Webhook-Ziel, CRM mit REST-API, SMTP-Postfach verbinden und den Ablauf einmal inaktiv testen.
Dürfen personenbezogene Daten durch den Workflow laufen?
Nur mit passender Rechtsgrundlage. Sobald personenbezogene Daten an einen KI-Anbieter gehen, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag — oder ein lokal betriebenes Modell.
Können Sie den Workflow für uns anpassen?
Ja. Wir bauen, dokumentieren und betreiben Automatisierungen für mittelständische Unternehmen, auf Wunsch gehostet in Deutschland.
Hintergrund zum Thema
Wann sich die Automatisierung lohnt, welche Alternativen es gibt und worauf es im Betrieb ankommt, steht im ausführlichen Ratgeber: Leads automatisch erfassen: vom Formular ins CRM