KI-Inventar erstellen: Felder, Risikoklassen, Vorgehen

Ein KI-Inventar ist ein gepflegtes Verzeichnis aller KI-Systeme, die ein Unternehmen einsetzt — je Eintrag mit Zweck, verarbeiteten Daten, Anbieter, verantwortlicher Abteilung und Risikoklasse nach EU AI Act. Ohne dieses Verzeichnis lässt sich keine Pflicht aus der KI-Verordnung erfüllen, weil unklar bleibt, worauf sie sich beziehen soll. Der aufwendige Teil ist dabei nicht die Tabelle, sondern herauszufinden, was tatsächlich im Einsatz ist.

Das eigentliche Problem: Niemand hat den Überblick

Wie Schatten-KI entsteht

In den meisten Betrieben ist KI nicht eingeführt worden, sondern eingesickert. Der Vertrieb formuliert Angebote mit einem Chatbot im privaten Konto, das Marketing erzeugt Bilder mit einem Werkzeug, das per Kreditkarte abonniert wurde, die Buchhaltung nutzt eine Funktion, die der Softwarehersteller im letzten Update aktiviert hat. Keiner dieser Vorgänge ist böswillig. Sie passieren, weil das Werkzeug hilft und der offizielle Freigabeweg entweder unbekannt oder langsam ist.

Das Ergebnis ist eine Lage, in der die Geschäftsführung auf die Frage „Welche KI nutzen wir?” keine belastbare Antwort geben kann. Typischerweise liegt die tatsächliche Zahl der genutzten Werkzeuge deutlich über der Zahl, die die IT auf dem Schirm hat.

Warum das mehr ist als ein Ordnungsproblem

Drei Folgen sind konkret: Erstens fließen Firmen- und Kundendaten in Systeme, für die niemand einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen hat. Zweitens greifen Pflichten aus der KI-Verordnung an Systeme, die im Unternehmen niemand als „KI-System” führt — etwa der Chatbot auf der Website oder ein Vorauswahl-Werkzeug im Personalbereich. Drittens fehlt im Ernstfall die Dokumentation: Eine Aufsichtsbehörde fragt nicht, ob man es gut gemeint hat, sondern was eingesetzt wird und mit welcher Begründung es so eingestuft wurde.

Drei Wege zum Inventar

Der Weg zum ersten vollständigen Verzeichnis hängt weniger vom Werkzeug ab als von der Frage, ob die Erhebung ein einmaliges Projekt oder ein laufender Prozess sein soll.

Die Umfrage ist der schnellste Einstieg und für die Erstaufnahme oft der richtige. Sie scheitert aber an der zweiten Runde: Nach drei Monaten stimmt das Bild nicht mehr, und niemand hat Lust auf die nächste Rundmail. Die zentrale Tabelle löst das nur, solange die zuständige Person Zeit hat. Tragfähig wird es erst, wenn das Melden für die Abteilungen einfacher ist als das Nicht-Melden — ein kurzes Formular mit sechs Feldern, das jeder in drei Minuten ausfüllt.

Welche Felder ein KI-Inventar braucht

Ein Inventar wird nicht besser, wenn es mehr Spalten hat. Es wird besser, wenn jede Spalte eine Frage beantwortet, die später tatsächlich gestellt wird.

Entscheidend ist das Feld „Zweck”. Dasselbe Sprachmodell ist harmlos, wenn es Produkttexte formuliert, und potenziell hochriskant, wenn es Bewerbungen bewertet. Die Einstufung folgt der Anwendung, nicht dem Anbieter. Wer sein Inventar nach Werkzeugen statt nach Anwendungsfällen führt, bekommt später ein Problem, weil ein Eintrag zwei völlig verschiedene Risikoklassen tragen müsste.

Die Risikoeinstufung nach EU AI Act

Die Klassen und was sie auslösen

Die KI-Verordnung kennt vier Stufen: verbotene Praktiken, Hochrisiko-Systeme, Systeme mit Transparenzpflicht und Systeme mit minimalem Risiko. Für den Mittelstand sind praktisch die mittleren beiden relevant — eine Übersicht der Abgrenzung steht im Glossar unter Risikoklassen und Hochrisiko-KI.

Hochrisiko sind vor allem die in Anhang III genannten Anwendungsbereiche, darunter Beschäftigung und Personalauswahl, Zugang zu Bildung, Kreditwürdigkeitsprüfung und kritische Infrastruktur. Transparenzpflichtig nach Artikel 50 sind Systeme, die unmittelbar mit Menschen interagieren, sowie synthetisch erzeugte Inhalte — dazu die Details unter KI-Kennzeichnungspflicht.

Die Fristen, die im Inventar hinterlegt gehören

Die vollständige Staffelung mit Einordnung steht im Ratgeber zu den EU-AI-Act-Fristen; die Kompetenzpflicht ist im Detail unter Artikel 4 beschrieben.

Warum die finale Einstufung ein Mensch treffen muss

Eine Vorprüfung lässt sich automatisieren: Stichwortabgleich gegen die Anhang-III-Bereiche, ein Modell, das aus Zweckbeschreibung und Datenarten eine Klasse mit Begründung vorschlägt. Das beschleunigt die Erstaufnahme erheblich. Es ersetzt die Entscheidung aber nicht, und zwar aus zwei Gründen.

Erstens ist die Einstufung eine Rechtsfrage mit Auslegungsspielraum. Ob ein Werkzeug zur Aufgabenverteilung schon in den Bereich „Beschäftigung” fällt, hängt an Details des Einsatzes, die kein Formular vollständig erfasst. Zweitens haftet für die Einstufung das Unternehmen. Ein Vorschlag ohne benannte Person, die ihn geprüft und freigegeben hat, ist kein Nachweis, sondern eine Meinung. Praktisch heißt das: Jeder Vorschlag bekommt ein Feld „geprüft durch” und ein Datum — und Hochrisiko-Verdachtsfälle gehen sofort an die Geschäftsführung, nicht in die Quartalsrunde.

Umsetzung: vom Formular zum gepflegten Register

Der tragfähige Aufbau besteht aus drei Teilen: einem kurzen Meldeformular für die Abteilungen, einer automatischen Vorprüfung, die eine Risikoklasse mit Begründung vorschlägt, und einem Register, in dem jeder Eintrag mit Prüfvermerk landet. Genau diesen Ablauf bildet die fertige Vorlage KI-Inventar pflegen ab — inklusive Sofortmeldung an die Geschäftsführung, wenn eine Meldung auf einen Anhang-III-Bereich hindeutet.

Zwei Punkte vorab klären: Wenn im Formular personenbezogene Daten landen können, braucht der Anbieter des Sprachmodells einen Auftragsverarbeitungsvertrag — oder man setzt ein lokal betriebenes Modell ein. Und die Meldepflicht braucht eine Grundlage im Unternehmen, sinnvollerweise in der KI-Nutzungsrichtlinie, damit sie nicht als Bitte, sondern als Regel ankommt.

Anschluss an die übrige Governance

Das Inventar steht nicht allein. Es speist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 DSGVO, es liefert die Liste der Systeme, für die Schulungsbedarf besteht, und es ist die Bezugsgröße für jede Nutzungsregel. Wer eine KI-Governance aufbaut, beginnt sinnvollerweise hier, weil alle weiteren Dokumente auf diese Liste verweisen. Wo eine Person die Zuständigkeit dauerhaft übernehmen soll, lohnt der Blick auf die Rolle des KI-Beauftragten.

Bei bestehendem Betriebsrat ist die Erhebung frühzeitig abzustimmen, sobald sie Rückschlüsse auf individuelles Nutzungsverhalten zulässt — dazu der Ratgeber zur KI-Betriebsvereinbarung. Und ein Hinweis, der oft fehlt: Ein Inventar ist eine Dokumentation, keine Rechtsberatung. Bei Verdacht auf Hochrisiko oder verbotene Praktik gehört der Einzelfall geprüft, bevor das System weiterläuft.

Der realistische erste Schritt

Ein vollständiges Inventar entsteht nicht in einer Woche. Realistisch ist: Erstaufnahme per Umfrage in zwei Wochen, daraus eine erste Liste mit vorläufigen Einstufungen, dann das Meldeverfahren aufsetzen, damit die Liste nicht wieder veraltet. Die kritischen Fälle — Personalbereich, Kundenkontakt, alles mit personenbezogenen Daten — zuerst prüfen, der Rest kann nachziehen. Wer den Einstieg strukturiert angehen will, findet den Rahmen im KI-Readiness-Check; für die Einordnung des eigenen Falls ist ein Erstgespräch meist schneller als eine weitere Runde interner Klärung.

Quellen: Verordnung (EU) 2024/1689 (EUR-Lex) · EU-Kommission: Rechtsrahmen für KI